Wann sollte man Firmenhardware austauschen, und woran man es merkt
Hardware wird selten ausgetauscht, weil sie kaputt ist. Sie wird ausgetauscht, wenn der Ärger die Kosten übersteigt, und dieser Punkt liegt fast immer früher, als gedacht.
Die Frage nach dem richtigen Austauschzeitpunkt wird meistens zu spät gestellt: wenn ein Gerät bereits ausgefallen ist. Dann entscheidet nicht die Planung, sondern die Verfügbarkeit beim Händler, und die ist selten günstig.
Die üblichen Laufzeiten
Notebooks: drei bis vier Jahre. Nicht weil die Technik versagt, sondern weil Akku, Scharniere und Anschlüsse verschleißen und ab dem vierten Jahr die Ausfälle zunehmen. Bei Geräten im Außendienst eher drei.
Arbeitsplatzrechner: vier bis fünf Jahre. Ohne Transportbelastung halten sie länger. Begrenzend ist meistens nicht die Leistung, sondern die Unterstützung durch das Betriebssystem.
Server: fünf Jahre, manchmal sechs. Hier gilt die Herstellergarantie als Orientierung: Was darüber hinaus läuft, läuft ohne zugesicherte Ersatzteilversorgung, und ein Ersatzteil, das es nicht mehr gibt, verwandelt einen halben Tag Ausfall in eine Woche.
Netzwerktechnik: sechs bis acht Jahre. Switches und Zugangspunkte halten lange, veralten aber bei Sicherheitsaktualisierungen. Ein Gerät ohne Firmware-Updates ist ein offenes Fenster, auch wenn es tadellos funktioniert.
Was ein zu später Tausch wirklich kostet
Die Rechnung, die selten aufgemacht wird: Ein Notebook im fünften Jahr kostet nicht nur gelegentliche Reparaturen. Es kostet Arbeitszeit: jeden Tag ein paar Minuten beim Hochfahren, hier eine abstürzende Anwendung, dort ein Neustart.
Rechnen Sie konservativ mit zehn verlorenen Minuten am Tag. Das sind bei 220 Arbeitstagen rund 37 Stunden im Jahr. Bei einem Vollkostensatz von 50 Euro sind das 1.850 Euro: deutlich mehr, als ein neues Gerät kostet.
Dazu kommt der unplanbare Teil: Fällt ein Gerät aus, braucht es Ersatz, Einrichtung und Datenübernahme, meistens unter Zeitdruck und oft zum Tagespreis.
Warum gestaffelt besser ist als auf einmal
Viele Betriebe kaufen alle Geräte gleichzeitig: ein Großeinkauf, ein Rabatt, eine Rechnung. Das rächt sich vier Jahre später, wenn alle Geräte gleichzeitig alt sind und die gesamte Investition erneut auf einmal anfällt.
Besser ist eine Staffelung über die Nutzungsdauer: Jedes Jahr wird ein Viertel bis ein Drittel des Bestands getauscht. Das verstetigt die Kosten, hält den Bestand gleichmäßig aktuell und verteilt den Aufwand für Einrichtung und Einweisung.
Was bei der Beschaffung Geld spart
Wenige Modelle statt vieler. Zwei oder drei Standardkonfigurationen für das ganze Haus. Das vereinfacht Ersatzteile, Einrichtung und Fehlersuche erheblich, und spart mehr als jeder ausgehandelte Rabatt.
Garantie passend zur Laufzeit. Eine dreijährige Garantie auf ein Gerät, das vier Jahre laufen soll, ist eine Lücke. Die Verlängerung ist beim Kauf günstig und später nicht mehr erhältlich.
Den Abgang mitdenken. Was passiert mit Altgeräten? Datenträger müssen nachweisbar gelöscht oder vernichtet werden, bei personenbezogenen Daten ist das keine Kür. Ein Restwert lässt sich oft erzielen, aber nur bei Geräten, die noch nicht völlig verbraucht sind.
Häufige Fragen
Wie lange hält ein Firmennotebook?
Technisch oft sechs Jahre und mehr, wirtschaftlich sinnvoll sind drei bis vier. Ab dem vierten Jahr steigen Ausfälle und verlorene Arbeitszeit schneller, als der Restwert sinkt.
Wann muss ein Server ersetzt werden?
Als Orientierung dient das Ende der Herstellergarantie, üblicherweise nach fünf Jahren. Entscheidend ist weniger das Alter als die Frage, wie schnell Sie im Ausfall ein Ersatzteil bekommen.
Lohnen sich gebrauchte Geräte?
Für Nebenarbeitsplätze und Testumgebungen durchaus. Für Arbeitsplätze, an denen täglich produziert wird, selten, die eingesparten Anschaffungskosten gehen über verlorene Arbeitszeit und fehlende Garantie wieder verloren.
Kaufen oder mieten?
Kauf ist über die Laufzeit meistens günstiger. Miete oder Leasing hat Vorteile bei der Liquidität und erzwingt einen regelmäßigen Austausch, was in der Praxis oft der eigentliche Nutzen ist. Wir rechnen beides durch.
Wie entsorgt man Altgeräte richtig?
Datenträger nachweisbar löschen oder physisch vernichten, dann über einen zertifizierten Entsorger abgeben. Für personenbezogene Daten sollten Sie sich die Vernichtung bescheinigen lassen. Das ist bei einem Datenschutzvorfall die Unterlage, nach der gefragt wird.
Nick Rehberg
IT Consultant: Schwerpunkt Hardwarebeschaffung, Lizenzen und Gerätelebenszyklus.