KI nimmt Arbeit ab. Aber nur, wenn man weiß, welche.
Die meisten KI-Projekte im Mittelstand scheitern nicht an der Technik. Sie scheitern daran, dass vorher niemand gesagt hat, welche Arbeit genau abgenommen werden soll. Wir fangen deshalb mit einem Prozess an, nicht mit einem Werkzeug.
Woran KI-Vorhaben tatsächlich scheitern
Nach unserer Erfahrung an drei Dingen, und keines davon hat mit dem Modell zu tun.
Die Daten sind nicht da, wo sie sein müssten
Angebote in einem Ordner, Preise in einer Tabelle, der aktuelle Stand im Kopf einer Kollegin. Eine KI kann nur mit dem arbeiten, was auffindbar ist. Fast immer ist der erste nützliche Schritt kein KI-Schritt.
Der Nutzen ist nie gemessen worden
„Spart Zeit“ ist keine Zahl. Ohne einen Wert vor der Einführung lässt sich hinterher nicht sagen, ob es gewirkt hat, und das Vorhaben verläuft im Sand, obwohl es vielleicht gut war.
Niemand hat geklärt, wohin die Daten gehen
Mitarbeitende nutzen frei zugängliche Dienste, weil es hilft, und laden dabei Kundendaten hoch. Das fällt erst auf, wenn es auffällt. Eine klare Regel vorab ist einfacher als die Aufarbeitung danach.
Assistenz, Automatisierung, Eigenentwicklung
Die Stufen bauen aufeinander auf. Die meisten Betriebe sind auf Stufe eins gut beraten und sollten dort anfangen.
Assistenz
Ein Werkzeug, das auf Eingabe antwortet: Texte entwerfen, Besprechungen zusammenfassen, in Dokumenten suchen. Microsoft 365 Copilot ist hier der naheliegende Weg, weil er in der Umgebung arbeitet, die Sie ohnehin haben.
Entscheidend: Berechtigungen. Copilot sieht alles, was der jeweilige Mensch sehen darf, und legt damit offen, wo Freigaben zu weit gefasst sind.
Agenten
Ein Agent wartet nicht auf Eingabe. Er wird durch ein Ereignis ausgelöst (eine Mail, ein Auftrag, ein Termin) und arbeitet dann eine Abfolge ab: lesen, einordnen, eintragen, weiterleiten, antworten.
Entscheidend: Er braucht Zugriff auf Ihre Systeme. Deshalb ist das weniger ein KI-Thema als ein Schnittstellenthema, und genau dort liegt unsere Erfahrung.
Eigenentwicklung
Wenn der Prozess Ihr Geschäftsmodell ist und kein Werkzeug ihn abbildet. Dann entsteht eine eigene Anwendung, in der die KI ein Bestandteil ist und nicht der Zweck.
Entscheidend: Die Folgekosten. Mehr dazu auf unserer Seite zur Eigenentwicklung.
Wo ein Agent sich rechnet, und wo nicht
Ein Agent lohnt sich, wenn eine Aufgabe drei Eigenschaften hat: Sie fällt regelmäßig an, sie folgt einem Muster, und das Ergebnis ist prüfbar. Fehlt eine davon, ist der Aufwand höher als der Nutzen.
Typische Aufgaben, die diese Bedingungen erfüllen:
- Eingehende Anfragen vorsortieren. Thema erkennen, Dringlichkeit einschätzen, dem richtigen Bereich zuordnen, Vorgang anlegen. Der Mensch entscheidet, der Agent bereitet vor.
- Angaben aus Dokumenten übernehmen. Lieferscheine, Rechnungen, Bestellungen: auslesen und ins System eintragen, statt abtippen. Hier ist der Nutzen am leichtesten messbar.
- Stammdaten abgleichen. Zwei Systeme, unterschiedliche Stände. Ein Agent findet die Abweichungen und legt sie zur Entscheidung vor.
- Wiederkehrende Auswertungen. Zahlen zusammentragen, Auffälligkeiten benennen, als kurze Zusammenfassung verschicken.
Und wo nicht: bei Entscheidungen mit rechtlicher oder finanzieller Tragweite ohne menschliche Prüfung, bei Aufgaben, die selten und jedes Mal anders sind, und überall dort, wo ein Fehler nicht auffällt. Ein Agent, dessen Ergebnis niemand prüfen kann, ist ein Risiko und keine Entlastung.
Erst freigeben lassen, dann selbst machen.
So bauen wir jeden Agenten: unabhängig davon, wie einfach die Aufgabe aussieht.
Einen Prozess auswählen und messen
Welche Aufgabe, wie oft, wie lange dauert sie heute? Diese Zahl brauchen wir vorher, sonst lässt sich hinterher nichts belegen.
Vorschlagsbetrieb
Der Agent arbeitet mit, entscheidet aber nichts: Er schlägt vor, ein Mensch gibt frei. So wird die Trefferquote sichtbar, ohne dass ein Fehler Folgen hat.
Schrittweise Freigabe
Stimmt die Quote über Wochen, entfällt die Freigabe für unkritische Fälle. Alles andere bleibt beim Menschen. Was der Agent getan hat, ist protokolliert und nachvollziehbar.
Betrieb und Überwachung
Ein Agent, den niemand überwacht, fällt unbemerkt aus, wie jede Schnittstelle. Die Überwachung läuft bei uns im Rahmen der Managed Services mit.
Was der AI Act schon heute verlangt
Hier gibt es ein weit verbreitetes Missverständnis. Viele gehen davon aus, die KI-Verordnung betreffe sie noch nicht. Für einen Punkt gilt das nicht.
KI-Kompetenz, Artikel 4. Wer KI-Systeme betrieblich einsetzt, muss Maßnahmen ergreifen, damit die damit arbeitenden Personen über ausreichende KI-Kompetenz verfügen. Diese Pflicht gilt nach den uns vorliegenden Quellen bereits seit dem 2. Februar 2025, ohne Schwelle nach Betriebsgröße, Branche oder Risikostufe. Praktisch heißt das: eine Unterweisung, und ein Nachweis, dass sie stattgefunden hat.
Die übrigen Fristen nach derzeitigem Stand:
- 2. August 2026: Die Transparenzpflichten nach Artikel 50 werden anwendbar, etwa die Offenlegung, dass man mit einem System und nicht mit einem Menschen spricht, und die Markierung künstlich erzeugter Inhalte.
- 2. Dezember 2026: Für Systeme, die vor dem 2. August 2026 auf den Markt kamen, endet die Übergangsfrist zur Markierung KI-generierter Inhalte.
- 2. Dezember 2027: Die umfangreichen Pflichten für eigenständige Hochrisiko-Anwendungen nach Anhang III. Dieser Termin wurde mit dem sogenannten Digital Omnibus um 16 Monate nach hinten verschoben, ursprünglich war der 2. August 2026 vorgesehen.
- 2. August 2028: KI in regulierten Produkten nach Anhang I, etwa in Maschinen oder Medizinprodukten.
Für die meisten mittelständischen Betriebe sind die Hochrisiko-Pflichten nicht einschlägig. Relevant werden sie dort, wo KI über Menschen entscheidet: im Bewerbungsverfahren, bei Kreditentscheidungen oder in ähnlichen Anwendungen aus Anhang III.
Dazu kommt, unabhängig vom AI Act, die Datenschutz-Grundverordnung: Sobald ein KI-Dienst personenbezogene Daten verarbeitet, braucht es eine Rechtsgrundlage und in der Regel einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28. Diese Pflicht ist älter und wird in der Aufregung um den AI Act regelmäßig übersehen.
Von der Einordnung bis zum Betrieb
Wir sind kein KI-Beratungshaus, sondern ein Systemhaus. Der Unterschied ist praktisch: Wir betreiben Ihre Umgebung ohnehin, kennen die Berechtigungen und die Schnittstellen, und daran entscheidet sich, ob eine KI-Anwendung funktioniert.
- Einordnung. Welche Prozesse kommen in Frage, welche nicht, und was ist der kleinste nützliche Anfang.
- Datenschutz und Regeln. Welcher Dienst verarbeitet welche Daten, wo liegen sie, welche Vereinbarung ist nötig, und eine verständliche Nutzungsregel für Ihre Mitarbeitenden.
- Microsoft 365 Copilot. Einführung einschließlich der Berechtigungsprüfung, die vorher stattfinden muss. Mehr zum Betrieb von Microsoft 365 auf der Seite zu Managed Services.
- Agenten bauen. Anbindung an Ihre Systeme, Vorschlagsbetrieb, schrittweise Freigabe, Protokollierung.
- Unterweisung und Nachweis. Eine kurze Schulung für die Personen, die damit arbeiten, mit dokumentiertem Nachweis.
- Betrieb. Überwachung und Pflege, damit ein Agent nicht unbemerkt ausfällt.
Unser Sitz ist Bad Vilbel bei Frankfurt. Vor Ort sind wir im Umkreis in 30 bis 45 Minuten, alles andere läuft remote.
Was Unternehmen uns dazu fragen.
Brauchen wir überhaupt KI?
Nicht grundsätzlich. Die Frage ist nie „brauchen wir KI“, sondern „welche Arbeit kostet uns regelmäßig Zeit und folgt dabei einem Muster“. Findet sich darauf keine klare Antwort, gibt es nichts zu automatisieren, und dann sagen wir das.
Was ist der Unterschied zwischen Copilot und einem Agenten?
Ein Assistent wie Microsoft 365 Copilot wartet auf Ihre Eingabe und antwortet. Ein Agent wird durch ein Ereignis ausgelöst (eine eingehende Mail, ein neuer Auftrag, ein Termin) und führt dann eine Abfolge von Schritten aus, auch ohne dass jemand davor sitzt. Der Assistent spart Minuten, der Agent nimmt eine Aufgabe ab.
Wohin gehen unsere Daten?
Das hängt vom Dienst ab und ist die wichtigste Frage vor jeder Einführung. Bei Microsoft 365 Copilot bleiben Ihre Inhalte im Mandanten und werden nach Angaben von Microsoft nicht zum Training der Modelle verwendet. Bei frei zugänglichen Diensten gilt das in der Regel nicht. Wir klären vor der Einführung, welcher Dienst welche Daten verarbeitet, wo sie liegen und welche Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nötig ist.
Gilt der AI Act auch für uns als kleines Unternehmen?
In einem Punkt ja, und zwar unabhängig von Größe und Branche: Die Pflicht zur KI-Kompetenz nach Artikel 4 gilt für alle, die KI-Systeme betrieblich einsetzen, und zwar bereits seit dem 2. Februar 2025. Die umfangreichen Pflichten für Hochrisiko-Anwendungen betreffen die meisten Mittelständler nicht und wurden zudem verschoben.
Müssen wir KI-generierte Inhalte kennzeichnen?
Die Transparenzpflichten nach Artikel 50 betreffen vor allem Anbieter solcher Systeme und Betreiber in bestimmten Konstellationen, etwa bei Chatbots, mit denen Menschen sprechen, oder bei künstlich erzeugten Bildern und Tonaufnahmen. Welche Pflicht Sie konkret trifft, hängt davon ab, was Sie einsetzen und in welcher Rolle. Das ordnen wir mit Ihnen ein.
Was kostet ein Agent?
Weniger als die meisten erwarten, wenn der Prozess klar ist, und mehr als erwartet, wenn er es nicht ist. Der Aufwand liegt fast nie in der KI, sondern in den Anbindungen und in den Sonderfällen. Deshalb beginnen wir mit einem einzelnen Prozess und messen das Ergebnis, bevor wir erweitern.
Was passiert, wenn der Agent einen Fehler macht?
Davon gehen wir aus, und deshalb bauen wir jeden Agenten zuerst mit einem Zwischenschritt: Er schlägt vor, ein Mensch gibt frei. Erst wenn die Trefferquote über Wochen stimmt, wird die Freigabe für unkritische Fälle entfernt. Was er getan hat, bleibt nachvollziehbar protokolliert.
Können Sie auch nur beraten, ohne dass wir etwas einführen?
Ja. Häufig ist das Ergebnis einer ersten Sitzung, dass zwei von fünf Ideen tragen und drei nicht. Das ist ein brauchbares Ergebnis und spart mehr Geld als jede Einführung.
Woher die Angaben stammen
- Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung, AI Act), insbesondere Artikel 4 zur KI-Kompetenz und Artikel 50 zu den Transparenzpflichten
- Verordnung (EU) 2026/1744 („Digital Omnibus“): Verschiebung der Hochrisiko-Fristen, nach vorliegenden Quellen im Amtsblatt veröffentlicht am 24. Juli 2026
- Art. 28 DSGVO, Auftragsverarbeitung
- Angaben von Microsoft zur Datenverarbeitung in Microsoft 365 Copilot
Die genannten Fristen und Pflichten geben den Stand vom Oktober 2026 nach den uns vorliegenden Quellen wieder. Die Rechtslage zum AI Act hat sich 2026 mehrfach geändert, und die verfügbaren Darstellungen widersprechen sich in Einzelheiten. Verbindlich ist allein der Wortlaut der Verordnungen im Amtsblatt der Europäischen Union. Dieser Text dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung: welche Pflichten Ihren Betrieb konkret treffen, sollten Sie anwaltlich prüfen lassen.
Zum Weiterlesen
Alle Beiträge finden Sie im Blog.
Markus J. Rehberg
Vorstand (CEO), für viele Kunden der erste persönliche Kontakt.
Welche Arbeit soll abgenommen werden?
Eine halbe Stunde über einen konkreten Prozess. Wenn sich nichts findet, das sich rechnet, sagen wir das. Das kommt vor und ist auch ein Ergebnis.