Telefonieren in Teams: mit Ihren Rufnummern, ohne Anlage im Keller.
Die Technik ist unstrittig. Die Entscheidung, die tatsächlich ansteht, ist eine andere: auf welchem der drei möglichen Wege Ihre Rufnummern in Teams hineinkommen. Davon hängen Kosten, Flexibilität und Abhängigkeit ab.
Drei Wege, Rufnummern in Teams zu bringen
Keiner ist grundsätzlich richtig. Unterschiedlich sind Aufwand, Preis und wie leicht Sie den Anbieter wieder wechseln können.
Anschluss von Microsoft
Sie beziehen Rufnummern und Gesprächsminuten direkt bei Microsoft. Am schnellsten eingerichtet, alles aus einer Hand, eine Rechnung.
Haken: wenig Spielraum bei Tarifen und Sonderfällen, und Sie binden Telefonie und Arbeitsplatz an denselben Anbieter.
Anbindung über einen Netzbetreiber
Ein deutscher Anbieter liefert den Anschluss, die Verbindung zu Teams wird vorkonfiguriert bereitgestellt. Sie behalten Ihren Netzbetreiber und bekommen dessen Tarife.
Passt für die meisten Betriebe im Mittelstand: günstiger als Weg 1, deutlich einfacher als Weg 3.
Eigener Verbindungsknoten
Ein eigenes Gerät verbindet Ihren vorhandenen Anschluss mit Teams. Volle Freiheit bei Anbieter und Tarif, und analoge Geräte lassen sich weiterbetreiben.
Haken: ein Gerät mehr, das gewartet und aktualisiert werden will. Sinnvoll bei vielen Rufnummern oder Sonderanforderungen.
Wir sagen Ihnen nach einem Blick auf Anschluss, Rufnummernmenge und Sondergeräte, welcher Weg passt, und rechnen die Varianten gegeneinander.
Die fünf Dinge, die bei Umstellungen vergessen werden
Die Telefonie selbst funktioniert fast immer. Was Probleme macht, steht daneben.
- Der Notruf. Bei klassischer Telefonie ergibt sich der Standort aus dem Anschluss. Bei VoIP kann dasselbe Konto überall genutzt werden. Deshalb wird eine Standortangabe hinterlegt, und die muss gepflegt werden. Nach einem Umzug zuerst.
- Die analogen Geräte. Türsprechanlage, Aufzugsnotruf, Alarmübertragung, Fax, manchmal die Zeiterfassung. Sie hängen an Anschlüssen, die es danach nicht mehr gibt. Wir erfassen sie, bevor etwas umgestellt wird.
- Die Internetleitung. Telefonie und Daten teilen sich dieselbe Leitung. Ohne Priorisierung der Sprachpakete klingt ein Gespräch abgehackt, sobald jemand eine große Datei hochlädt.
- Der Ausfallweg. Internet weg heißt Telefon weg. Eine Regel, die ankommende Anrufe bei Ausfall auf Mobiltelefone leitet, kostet nichts und wird trotzdem meist vergessen.
- Die Portierung. Der Schritt mit dem längsten Vorlauf. Wer den Termin zu knapp plant, steht am Stichtag mit zwei halben Lösungen da.
Von der Bestandsaufnahme bis zum Betrieb
Womit wir arbeiten
Zertifizierte Geräte, weil sich nur die zentral verwalten und zuverlässig aktualisieren lassen.
Was Unternehmen uns dazu fragen.
Brauchen wir noch eine eigene Telefonanlage?
In den meisten Fällen nein. Wenn Sie ohnehin mit Microsoft 365 arbeiten, übernimmt Teams die Rolle der Telefonanlage: Rufnummern, Weiterleitungen, Warteschleifen und Gruppenrufe laufen darin. Die Anlage im Technikraum entfällt samt Wartungsvertrag. Es gibt Ausnahmen, etwa wenn Spezialgeräte oder Anlagen mit analogem Anschluss eingebunden bleiben müssen.
Können wir unsere Rufnummern behalten?
Ja. Die Rufnummern werden zum neuen Anbieter portiert, Sie behalten also Ihre bestehende Durchwahlstruktur. Die Portierung ist der Schritt mit dem längsten Vorlauf, rechnen Sie je nach abgebendem Anbieter mit mehreren Wochen. Wir bereiten alles so vor, dass am Stichtag nur noch umgeschaltet wird.
Was kostet Teams-Telefonie?
Drei Posten kommen zusammen: eine Zusatzlizenz je telefonierender Person, der Anschluss mit den Rufnummern, und einmalig die Einrichtung. Die Listenpreise für die Lizenz legt Microsoft fest, der Anschluss hängt vom gewählten Weg ab. In Summe liegt es bei den meisten Betrieben unter den Kosten einer gewarteten Anlage. Wir rechnen das vorher durch.
Was passiert bei einem Internetausfall?
Dann steht die Telefonie, denn sie läuft über dieselbe Leitung. Deshalb gehört zu jeder Umstellung die Frage nach einem zweiten Weg: eine Mobilfunk-Ersatzverbindung am Router oder eine Regel, die ankommende Anrufe bei Ausfall automatisch auf Mobiltelefone leitet. Letzteres kostet nichts und wird trotzdem oft vergessen.
Wie funktioniert der Notruf über VoIP?
Das ist der Punkt, der in Angeboten am häufigsten fehlt. Bei klassischer Telefonie ergibt sich der Standort aus dem Anschluss; bei VoIP kann dasselbe Konto überall genutzt werden. Beim Anschluss wird deshalb eine Standortangabe hinterlegt, und sie muss gepflegt werden, nach einem Umzug zuerst. Wer vom Homeoffice aus den Notruf wählt, sollte wissen, welche Adresse dort ankommt.
Was wird aus Fax, Türsprechanlage und Alarmanlage?
Die hängen häufig an analogen Anschlüssen und werden bei Umstellungen gern übersehen. Für Fax gibt es Dienste, die eingehende Faxe als Mail zustellen. Türsprechanlagen, Aufzugsnotrufe und Alarmübertragungen brauchen entweder ein Zwischengerät oder einen eigenen Weg. Wir erfassen diese Geräte in der Bestandsaufnahme, bevor etwas umgestellt wird.
Welche Headsets und Telefone empfehlen Sie?
Wir arbeiten mit Jabra und Poly, weil deren Geräte für Teams zertifiziert sind und sich zentral verwalten lassen. Entscheidend ist weniger die Marke als die Umgebung: Im Großraum zählt die Mikrofonqualität, im Außendienst die Akkulaufzeit, in der Werkstatt die Robustheit. Tischtelefone braucht kaum noch jemand: wo doch, gibt es Teams-zertifizierte Modelle.
Können Gespräche aufgezeichnet werden?
Ja, und für regulierte Betriebe ist das Pflicht. Die eingebaute Aufzeichnung in Teams reicht dafür allerdings nicht aus, nötig ist eine revisionssichere Lösung mit lückenloser Erfassung und Nachweisführung. Als langjähriger ASC-Partner richten wir das ein; Einzelheiten auf unserer Seite zu Compliance Recording.
Wie lange dauert die Umstellung?
Die Einrichtung selbst ist eine Sache von Tagen. Den Zeitplan bestimmt die Rufnummern-portierung, die je nach abgebendem Anbieter mehrere Wochen braucht. Dazwischen läuft die alte Anlage weiter, umgeschaltet wird an einem Stichtag, meist am Wochenende.
Was ist mit der alten ISDN-Anlage?
ISDN ist in Deutschland abgeschaltet; die Anschlüsse laufen heute über IP. Viele Betriebe betreiben ihre alte Anlage noch hinter einem Umsetzer weiter. Das funktioniert, ist aber ein Gerät mehr, das ausfallen kann, und für das es irgendwann keine Ersatzteile mehr gibt.
Arbeiten Sie auch mit anderen Systemen als Teams?
Ja. Nicht jeder Betrieb nutzt Microsoft 365, und nicht für jeden ist Teams die richtige Antwort. Wo eine klassische Cloud-Telefonanlage besser passt, etwa bei vielen Arbeitsplätzen ohne eigenen Rechner, richten wir die ein.
Sven Ali Souilem
IT Consultant: Schwerpunkt Microsoft 365, Telefonie, Branchenlösungen und Eigenentwicklung.
Reden wir kurz darüber.
Eine halbe Stunde, ohne Vorbereitung Ihrerseits und ohne Verpflichtung.