Microsoft 365 ist schnell eingerichtet. Richtig eingerichtet ist etwas anderes.
Ein Konto anlegen kann jeder. Die Arbeit liegt darin, Lizenzen passend zu wählen, Berechtigungen zu ordnen, eine Sicherung zu ergänzen, und dann dafür zu sorgen, dass das so bleibt.
Microsoft 365 ist kein Backup
Das ist der Satz, der auf dieser Seite am meisten wert ist. Microsoft betreibt die Infrastruktur, sorgt für deren Verfügbarkeit und schützt sie gegen Ausfall. Für Ihre Daten darin sind Sie zuständig. Microsoft nennt das selbst das Modell der geteilten Verantwortung.
Praktisch heißt das: Gelöschte Mails und Dateien liegen eine begrenzte Zeit im Papierkorb, danach sind sie fort. Wer nach vier Monaten eine Datei zurückholen oder nach einem übernommenen Konto einen sauberen Stand wiederherstellen will, braucht eine zusätzliche Sicherung. Die ist nicht teuer, aber sie ist nicht eingebaut.
Aus der Praxis: Der häufigste Anlass ist nicht der Angriff, sondern das Versehen. Jemand räumt eine SharePoint-Bibliothek auf, und sechs Wochen später fällt auf, dass die Angebote von 2023 mit weg sind.
Die vier Befunde, die bei fast jeder Übernahme auftauchen
Unabhängig von Größe und Branche. Keiner davon ist exotisch, und jeder kostet Geld oder Sicherheit.
Lizenzen für Personen, die nicht mehr da sind
Konten werden gesperrt, aber die Lizenz läuft weiter. Bei zwanzig Arbeitsplätzen sind zwei bis drei Karteileichen der Normalfall. Das sind laufende Kosten ohne jeden Gegenwert.
„Jeder mit dem Link“
Freigaben, die niemand mehr überblickt. Einmal schnell geteilt, nie zurückgenommen. Spätestens wenn ein Assistenzwerkzeug wie Copilot dazukommt, wird sichtbar, wer eigentlich was sehen darf.
Keine zusätzliche Sicherung
Weil angenommen wird, Microsoft erledige das. Siehe oben. Das fällt erst auf, wenn jemand etwas zurückholen will, das älter ist als die Aufbewahrungsfrist im Papierkorb.
Geteilte Postfächer ohne Zuständigkeit
info@, buchhaltung@, service@: alle haben Zugriff, niemand ist verantwortlich. Anfragen bleiben liegen, weil jeder annimmt, ein anderer habe sie gesehen.
Welche Lizenz zu welchem Betrieb passt
Listenpreise nennt Microsoft und ändert sie regelmäßig, eine Zahl hier wäre schnell falsch. Der Unterschied im Umfang bleibt dagegen stabil.
Business Basic
Mail, Kalender, Teams, Dateien in der Cloud und die Office-Programme im Browser. Kein installiertes Word oder Excel auf dem Rechner.
Passt, wenn die Arbeit ohnehin im Browser stattfindet und niemand große Tabellen pflegt.
Business Standard
Alles aus Basic, dazu die installierten Office-Programme auf bis zu fünf Geräten je Person.
Passt, wenn Word, Excel und Outlook täglich am Rechner gebraucht werden. Der häufigste Zuschnitt im Mittelstand.
Business Premium
Alles aus Standard, dazu Geräteverwaltung, erweiterter Schutz vor Schadsoftware und regelbasierte Anmelderegeln.
Passt, wenn Geräte zentral verwaltet werden sollen oder Nachweispflichten bestehen. Rechnet sich oft schon ab einer Handvoll Arbeitsplätzen.
Der häufigste Fehlkauf: zu kleine Lizenzen wählen und dann Zusatzprodukte dazukaufen, die in der nächstgrößeren Lizenz enthalten gewesen wären. Wir rechnen das vor der Bestellung durch: auch dann, wenn dabei herauskommt, dass die kleinere genügt.
Wie eine Migration abläuft
Vier Schritte. Der Betrieb läuft dabei weiter.
Bestand aufnehmen
Welche Postfächer, welche Dateimengen, welche Altlasten. PST-Dateien auf lokalen Rechnern, öffentliche Ordner, geteilte Postfächer ohne klare Zuständigkeit: die bestimmen den Aufwand, nicht die Datenmenge.
Struktur festlegen
Wer braucht welchen Zugriff, wie werden Dateien abgelegt, welche Teams gibt es. Dieser Schritt wird am häufigsten übersprungen, und erzeugt dann zwei Jahre später das Freigabe-Durcheinander.
Parallel migrieren
Inhalte werden übertragen, während das alte System weiterläuft. Umgeschaltet wird erst, wenn der Abgleich stimmt. Besonders geprüft werden Kalender mit wiederkehrenden Terminen und Vertretungsrechten.
Absichern und übergeben
Mehrfaktor-Anmeldung, Sicherung, Geräteverwaltung, dokumentierte Berechtigungen. Dazu eine kurze Einweisung für die Mitarbeitenden: die entscheidet darüber, ob das Neue angenommen wird.
Womit wir arbeiten
Microsoft 365 ist bei den meisten unserer Kunden die Grundlage. Wo Google Workspace besser passt, sagen wir das auch.
Was danach regelmäßig anfällt
Eine Microsoft-365-Umgebung bleibt nicht von allein in Ordnung. Diese Arbeiten laufen bei uns im Rahmen der Managed Services mit.
- Konten beim Ein- und Austritt. Anlegen, Rechte vergeben, beim Austritt sperren, Lizenz entziehen, Postfach in ein geteiltes umwandeln. Jeder einzelne Schritt wird irgendwann vergessen, wenn ihn niemand verantwortet.
- Lizenzen abgleichen. Einmal im Quartal gegen die Personalliste. Das ist der Posten, der sich am schnellsten selbst bezahlt.
- Freigaben prüfen. Welche Dateien sind extern geteilt, welche Links sind unbefristet, wo greift noch jemand zu, der längst weg ist.
- Sicherung prüfen. Nicht ob sie gelaufen ist, sondern ob sich daraus etwas zurückholen lässt.
- Änderungen beobachten. Microsoft verändert Funktionen und Voreinstellungen laufend. Was davon Sie betrifft, filtern wir heraus, statt Ihnen den Nachrichtenkanal weiterzuleiten.
Was Unternehmen uns zu Microsoft 365 fragen.
Ist Microsoft 365 schon ein Backup?
Nein, und das ist das häufigste Missverständnis überhaupt. Microsoft sichert die eigene Infrastruktur und garantiert die Verfügbarkeit des Dienstes, nicht die Wiederherstellbarkeit Ihrer Daten. Gelöschte Elemente liegen nur begrenzte Zeit im Papierkorb, danach sind sie fort. Wer eine Datei nach vier Monaten zurückholen will oder ein Postfach nach einem Angriff wiederherstellen muss, braucht eine zusätzliche Sicherung. Diese Aufgabenteilung nennt Microsoft selbst das Modell der geteilten Verantwortung.
Welche Lizenz brauchen wir?
Das hängt davon ab, ob Sie nur Mail und Office brauchen oder auch Geräteverwaltung und erweiterten Schutz. Business Basic deckt Mail und die Webanwendungen ab, Business Standard zusätzlich die installierten Office-Programme, Business Premium darüber hinaus Geräteverwaltung und erweiterte Sicherheitsfunktionen. Der häufigste Fehlkauf: zu kleine Lizenzen und anschließend Zusatzprodukte, die in der größeren Lizenz enthalten gewesen wären.
Was kostet Microsoft 365?
Die Listenpreise legt Microsoft fest und ändert sie regelmäßig; eine Zahl auf dieser Seite wäre schnell falsch. Wichtiger als der Listenpreis ist ohnehin die Zahl der tatsächlich benötigten Plätze. Bei fast jeder Übernahme finden wir bezahlte Lizenzen für Personen, die den Betrieb längst verlassen haben. Wir rechnen das vor der Bestellung durch.
Wie lange dauert eine Umstellung?
Bei einem Betrieb mit zehn bis zwanzig Arbeitsplätzen liegt die reine Umstellung meist bei wenigen Tagen, verteilt auf zwei bis drei Wochen Vorbereitung. Entscheidend ist nicht die Datenmenge, sondern wie viele Altlasten mitkommen: alte PST-Dateien, öffentliche Ordner, geteilte Postfächer ohne klare Zuständigkeit.
Gehen bei der Umstellung Mails verloren?
Bei sauberer Vorbereitung nicht. Wir migrieren Postfächer inhaltlich vollständig, lassen das alte System während der Umstellung weiterlaufen und schalten erst um, wenn der Abgleich stimmt. Der kritische Punkt ist nicht die Mail, sondern der Kalender mit wiederkehrenden Terminen und Vertretungsrechten, dort prüfen wir besonders genau.
Brauchen wir dann noch einen eigenen Server?
Häufig nicht mehr. Wenn Mail, Dateien und Zusammenarbeit in Microsoft 365 liegen, bleibt oft nur eine Fachanwendung übrig, die einen Server braucht, und auch die läuft zunehmend als Dienst. Wir prüfen das vor einer Neuanschaffung, statt den alten Server einfach durch einen neuen zu ersetzen.
Wie steht es um den Datenschutz?
Microsoft 365 lässt sich datenschutzkonform betreiben, aber nicht im Auslieferungszustand. Nötig sind ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, eine Entscheidung über Speicherorte und Telemetrie sowie eine Regelung, welche Daten dort überhaupt verarbeitet werden. Microsoft verarbeitet Kerndaten europäischer Kunden inzwischen innerhalb der EU. Die Bewertung im Einzelfall bleibt Aufgabe Ihres Datenschutzbeauftragten. Wir liefern die technischen Angaben, die er dafür braucht.
Ist Mehrfaktor-Anmeldung Pflicht?
Microsoft setzt die Mehrfaktor-Anmeldung für administrative Zugänge inzwischen selbst durch. Unabhängig davon ist sie die wirksamste einzelne Maßnahme gegen übernommene Konten, und wir richten sie bei jedem Betrieb ein, den wir übernehmen. Regelbasierte Ausnahmen, etwa für Geräte im eigenen Netz, setzen eine entsprechende Lizenz voraus.
Was passiert mit den Postfächern ausgeschiedener Mitarbeitender?
Das Konto wird gesperrt, die Lizenz entzogen und das Postfach in ein geteiltes Postfach umgewandelt. Damit bleiben die Inhalte erreichbar, ohne weiter zu kosten. Ohne diesen Schritt laufen entweder Lizenzen weiter oder die Inhalte verschwinden nach Ablauf der Frist. Beides finden wir regelmäßig vor.
Können wir mit Microsoft 365 auch telefonieren?
Ja, über Teams-Telefonie, mit Ihren bestehenden Rufnummern und ohne eigene Telefonanlage. Welche der drei möglichen Anbindungen für Sie passt, haben wir auf der Seite zu Teams-Telefonie und VoIP beschrieben.
Lohnt sich Copilot für uns?
Erst, wenn die Berechtigungen stimmen. Copilot sieht alles, was die jeweilige Person sehen darf, und legt damit gnadenlos offen, wo Freigaben zu weit gefasst sind. Wir prüfen das vor der Einführung. Mehr dazu auf unserer Seite zu KI im Unternehmen.
Übernehmen Sie auch eine bestehende Umgebung?
Ja, das ist der häufigere Fall. Wir nehmen den Bestand auf, dokumentieren Lizenzen, Berechtigungen und Einstellungen und sagen danach, was aufgeräumt gehört. Wie eine Übernahme abläuft, steht auf der Seite zur IT-Übernahme.
Zum Weiterlesen
Sven Ali Souilem
IT Consultant: Schwerpunkt Microsoft 365, Telefonie, Branchenlösungen und Eigenentwicklung.
Einmal draufschauen lassen?
Wir sehen uns Ihre bestehende Umgebung an und sagen, was aufgeräumt gehört: Lizenzen, Freigaben, Sicherung. Unverbindlich.