Software, die Ihren Prozess abbildet, nicht umgekehrt.
Die meisten Unternehmen brauchen kein eigenes CRM. Standardprodukte sind günstiger, schneller verfügbar und wartungsärmer. Es gibt aber Fälle, in denen genau der Prozess, der Ihr Geschäft ausmacht, in kein Standardprodukt passt. Dann bauen wir ihn.
Wann Sie keine Eigenentwicklung brauchen
Wir sagen das vorweg, weil es der häufigere Fall ist. Wer Eigenentwicklung verkauft, hat ein Interesse daran, sie zu empfehlen, und das ist genau der Grund, warum Sie bei dieser Frage eine ehrliche Antwort brauchen.
- Wenn Ihr Prozess der übliche ist. Kontakte, Angebote, Nachverfolgung, Wiedervorlage, dafür gibt es ausgereifte Produkte zu einem Bruchteil der Kosten. Eine Eigenentwicklung wäre hier nur teurer und schlechter getestet.
- Wenn das eigentliche Problem die Datenpflege ist. Ein neues System pflegt sich nicht von allein. Wenn im alten CRM niemand etwas eingetragen hat, wird das im neuen genauso sein.
- Wenn zwei Standardprodukte nur nicht miteinander sprechen. Dann brauchen Sie kein drittes System, sondern ein Verbindungsstück. Das ist deutlich weniger Aufwand, mehr dazu auf unserer Seite zu Shop- und ERP-Schnittstellen.
- Wenn niemand bei Ihnen die Lösung fachlich verantworten kann. Individualsoftware braucht eine Person im Haus, die sagen kann, wie es sein soll. Ohne die entsteht etwas, das niemand benutzt.
In diesen Fällen empfehlen wir Standard und helfen bei Auswahl, Einrichtung und Anbindung. Das ist weniger Umsatz für uns und das richtige Ergebnis für Sie.
Vier Lagen, in denen Eigenentwicklung sich rechnet
Alle vier haben wir mehrfach gebaut. Sie erkennen sie meist daran, dass Ihre Mitarbeitenden neben dem System noch eine Excel-Tabelle führen.
Der Prozess ist das Geschäftsmodell
Wenn Sie schneller oder genauer arbeiten als Ihre Wettbewerber, weil Ihr Ablauf besonders ist, dann würde ein Standardprodukt genau diesen Vorsprung einkassieren. Hier ist Eigenentwicklung keine Kostenfrage, sondern eine Investition in das, was Sie unterscheidet.
Mehrere Systeme, eine Oberfläche
ERP, Warenwirtschaft, Shop, Telefonie, Ticketsystem, und die Mitarbeitenden wechseln zwischen fünf Fenstern. Hier entsteht der Nutzen nicht aus neuer Funktion, sondern daraus, dass alles an einer Stelle zusammenläuft.
Nachweispflichten, die kein Produkt abbildet
Wer dokumentieren muss, wer wann was entschieden hat, braucht das im System und nicht in einem Ordner. Branchenspezifische Nachweise sind der häufigste Grund, aus dem Standardprodukte an ihre Grenze kommen.
Ein Portal für Ihre Kunden
Kunden wollen Status, Unterlagen und Bestellungen selbst einsehen, statt anzurufen. Ein Kundenportal nimmt Arbeit aus dem Tagesgeschäft und ist zugleich ein Unterscheidungsmerkmal gegenüber Ihren Wettbewerbern.
Wir benutzen das selbst, jeden Tag
Als IT-Dienstleister arbeiten wir nicht mit einem zugekauften Ticketsystem, sondern mit einem Portal, das wir selbst entwickelt haben und selbst betreiben. Darin laufen Kundenanfragen, Tickets, Angebote und Projekte zusammen, samt der Anbindung an die Systeme dahinter.
Das ist aus zwei Gründen der ehrlichste Beleg, den wir anbieten können. Erstens: Wir kennen die Folgekosten einer Eigenentwicklung nicht aus einem Angebot, sondern aus dem eigenen Betrieb, was Pflege kostet, was passiert, wenn sich eine angebundene Schnittstelle ändert, und wie viel Dokumentation nötig ist, damit mehr als eine Person damit arbeiten kann. Zweitens: Wenn eine Eigenentwicklung bei uns selbst scheitern würde, würden wir sie Ihnen nicht empfehlen.
Dazu kommen Eigenentwicklungen bei Kunden: Fachlösungen, Kundenportale, Auswertungen und vor allem Schnittstellen zwischen Systemen, die von sich aus nicht miteinander sprechen.
Die Zahl, die in Angeboten meist fehlt
Nicht die Entwicklung. Der Betrieb danach.
Einmalig
Aufnahme des Ist-Prozesses, Entwurf, Entwicklung, Test, Einführung und Schulung. Das ist der Teil, der in jedem Angebot steht, und der kleinere von beiden.
Laufend
Aktualisierungen der zugrunde liegenden Technik, Anpassungen bei Änderungen in angebundenen Systemen, Fehlerbehebung, Sicherung, und die Person, die das Wissen hält. Rechnen Sie damit, dass dieser Posten über die Jahre der größere wird.
Wechselkosten
Was passiert, wenn Sie einen anderen Dienstleister wollen? Bei uns: Quellcode, Dokumentation und Zugänge gehören Ihnen, und wir arbeiten mit gängiger Technik statt mit Spezialitäten. Eine Lösung, die Sie an uns bindet, wäre für Sie ein Risiko.
Wir nennen beide Zahlen getrennt, bevor Sie entscheiden. Ein Angebot, das nur die Entwicklung ausweist, verschweigt die Hälfte.
Wir reden über den Prozess, nicht über Software.
Prozess aufnehmen
Wie läuft es heute, einschließlich der Excel-Tabellen und der Zettel. Die Umwege sind der eigentliche Befund.
Standard prüfen
Gibt es ein Produkt, das das abbildet? Wenn ja, sagen wir das. Diese Prüfung gehört dazu und wird nicht übersprungen.
Kleinster nützlicher Umfang
Wenn entwickelt wird, dann zuerst der Teil, der am meisten Arbeit abnimmt: nutzbar in Wochen, nicht in Quartalen. Erweitert wird danach, mit echten Erfahrungen statt Annahmen.
Betrieb und Übergabe
Pflege im Rahmen der Managed Services oder in Ihrer Hand, mit Quellcode und Dokumentation bei Ihnen. Beides geht.
Was Unternehmen uns dazu fragen.
Wann lohnt sich ein eigenes CRM?
Wenn Ihr Vertriebs- oder Serviceprozess selbst ein Wettbewerbsvorteil ist und kein Standardprodukt ihn abbildet, ohne dass Sie den Prozess verbiegen. In allen anderen Fällen ist Standard günstiger, schneller und wartungsärmer, und dann empfehlen wir Standard.
Was kostet eine Eigenentwicklung?
Die Entwicklung ist der kleinere Teil. Entscheidend sind die Folgekosten: Pflege, Aktualisierungen der zugrunde liegenden Technik, Anpassungen bei Änderungen in angebundenen Systemen und die Person, die das Wissen hält. Wir kalkulieren beides getrennt und nennen beide Zahlen, bevor Sie entscheiden.
Gehört uns der Quellcode?
Ja. Quellcode, Dokumentation und Zugänge gehören Ihnen und werden Ihnen übergeben. Sie können die Lösung von jedem anderen Dienstleister weiterentwickeln lassen. Eine Eigenentwicklung, die Sie an uns bindet, wäre für Sie ein Risiko und kein Vorteil.
Was passiert, wenn der Entwickler ausfällt?
Deshalb arbeiten wir mit gängiger Technik statt mit Spezialitäten, dokumentieren mit und halten den Code in Ihrem eigenen Verwaltungssystem. Eine Lösung, die nur eine Person versteht, ist ein Ausfallrisiko: unabhängig davon, bei wem diese Person angestellt ist.
Können Sie bestehende Eigenentwicklungen übernehmen?
Ja, und das ist ein häufiger Fall: Eine Lösung läuft seit Jahren, der ursprüngliche Entwickler ist nicht mehr erreichbar, Dokumentation gibt es keine. Wir arbeiten uns ein, dokumentieren den Bestand und sagen danach offen, ob Weiterführen oder Ersetzen günstiger ist.
Entwickeln Sie auch nur Schnittstellen?
Häufig ist das die ganze Aufgabe. Zwei Standardprodukte, die nicht miteinander sprechen, brauchen kein neues System, sondern ein Verbindungsstück. Mehr dazu auf unserer Seite zu Shop- und ERP-Schnittstellen.
Mit welcher Technik arbeiten Sie?
Mit dem, was zur vorhandenen Umgebung passt und was mehr als eine Person beherrscht: typischerweise Webtechnik mit SQL-Datenbank, dazu Microsoft 365 und SharePoint, wo die Zusammenarbeit dort ohnehin stattfindet. Wir wählen nicht nach Vorliebe, sondern nach Wartbarkeit.
Wie fangen wir an?
Mit einem Gespräch über den Prozess, nicht über Software. Oft zeigt sich dabei, dass ein Standardprodukt mit zwei Anpassungen genügt. Wenn nicht, erstellen wir eine Aufnahme des Ist-Prozesses und daraus ein Angebot mit getrennter Angabe von Entwicklung und laufenden Kosten.
Zum Weiterlesen
Alle Beiträge finden Sie im Blog.
Sven Ali Souilem
IT Consultant: Schwerpunkt hybride Infrastrukturen, E-Commerce und Eigenentwicklung von Schnittstellen und Fachlösungen.
Erzählen Sie uns den Prozess.
Eine halbe Stunde über Ihren Ablauf, nicht über Software. Wenn ein Standardprodukt genügt, sagen wir das, und helfen bei Auswahl und Anbindung.