IT-Mitarbeiter, die bei Ihnen im Haus arbeiten.
Nicht jemand, der kommt, wenn etwas kaputt ist. Sondern jemand, der an festen Tagen bei Ihnen sitzt, Ihre Leute kennt und die Dinge erledigt, für die im Tagesgeschäft sonst nie Zeit ist.
Warum Fernwartung nicht alles löst
Der weit überwiegende Teil aller IT-Störungen lässt sich aus der Ferne beheben, und das ist gut so. Es geht schneller und kostet weniger. Diese Rechnung stimmt allerdings nur für Störungen. Für alles andere stimmt sie nicht.
Es gibt eine ganze Klasse von Aufgaben, die niemand meldet, weil sie nicht weh tun: der Schrank, in dem seit zwei Jahren niemand aufgeräumt hat. Die Kollegin, die Excel seit Jahren umständlich bedient, weil ihr nie jemand etwas gezeigt hat. Die Fachanwendung, die alle umgehen, weil ein Feld nicht passt. Die Altgeräte im Lager, deren Datenträger noch nicht gelöscht sind.
Diese Dinge erscheinen in keinem Ticketsystem. Sie werden nur erledigt, wenn jemand da ist und sie sieht.
Was „vor Ort“ bei uns bedeutet
Wir stellen Ihnen eine Person, die an vereinbarten Tagen bei Ihnen im Haus arbeitet: mit Schreibtisch, Ansprechbarkeit und Überblick. Je nach Bedarf ist das ein fester Wochentag, sind es mehrere Tage pro Woche, halbe Tage oder Einsätze nach Absprache.
Für Ihre Mitarbeitenden ändert das mehr, als es nach außen aussieht. Die Hemmschwelle, ein Ticket zu schreiben, ist höher, als man denkt. Jemanden im Flur anzusprechen, kostet nichts. Dadurch kommen Probleme ans Licht, die sonst monatelang umgangen werden, und viele davon sind in fünf Minuten gelöst.
Gleichzeitig bleibt im Hintergrund alles bestehen, was aus der Ferne läuft: Überwachung, Updates, Datensicherung, Helpdesk. Die Präsenz ersetzt das nicht, sie ergänzt es.
Vier Formen, die sich bewährt haben
Ein fester Wochentag
Jede Woche derselbe Tag. Mitarbeitende sammeln ihre Anliegen, statt sie liegenzulassen, „Dienstag ist IT-Tag“ setzt sich erfahrungsgemäß schnell fest.
Mehrere Tage pro Woche
Faktisch eine Teilzeit-IT-Abteilung. Für Häuser, die eine eigene Stelle nicht besetzt bekommen oder nicht auslasten würden.
Halbe Tage
Für kleinere Häuser, bei denen ein ganzer Tag mehr wäre als nötig. Auch als Einstieg geeignet, um den Bedarf erst einmal kennenzulernen.
Nach Bedarf
Ohne festen Rhythmus: für Projektphasen, Urlaubsvertretung Ihrer eigenen IT oder zur Überbrückung einer unbesetzten Stelle.
Die Taktung lässt sich ändern. Viele beginnen mit einem halben Tag alle zwei Wochen und stocken auf, wenn sich zeigt, wie viel tatsächlich liegengeblieben ist.
Für wen sich das rechnet
Häuser ohne eigene IT-Stelle. Eine volle Stelle wäre nicht ausgelastet, gar niemand ist zu wenig. Ein fester Tag pro Woche trifft diese Lücke.
Häuser, die eine Stelle nicht besetzt bekommen. Administratoren sind im Rhein-Main-Gebiet schwer zu finden, und eine unbesetzte Stelle kostet nicht weniger als eine besetzte. Sie kostet anders.
Häuser mit einer einzelnen IT-Kraft. Ein Ein-Personen-Team hat keine Vertretung. Urlaub, Krankheit und Elternzeit sind planbare Lücken, für die es eine Lösung braucht.
Projektphasen. Ein Umzug, eine Ablösung, eine Migration: Zeiträume, in denen mehr Hände gebraucht werden als sonst, ohne dass dauerhaft jemand eingestellt werden soll.
Dieselbe Person, nicht ein wechselnder Pool
Der Nutzen entsteht durch Kontinuität. Jemand, der Ihre Umgebung kennt, Ihre Leute beim Namen kennt und weiß, warum ein bestimmter Server so heißt, wie er heißt, arbeitet um ein Vielfaches schneller als jemand, der sich jedes Mal neu einliest.
Deshalb ordnen wir Ihnen eine feste Person zu. Für Urlaub und Krankheit gibt es eine eingearbeitete Vertretung, die Ihre Umgebung ebenfalls kennt. Das ist einer der Vorteile gegenüber einer eigenen Stelle, bei der eine Vertretung meistens nicht existiert.
Was wir dabei nicht sind
Ein Punkt, den wir lieber vorher ansprechen: Unsere Mitarbeitenden arbeiten im Rahmen eines Dienstvertrags und bleiben weisungsfrei. Sie erbringen eine vereinbarte Leistung eigenverantwortlich. Sie werden nicht in Ihre Aufbauorganisation eingegliedert und nehmen keine fachlichen Weisungen Ihrer Führungskräfte entgegen.
Das ist keine Förmelei, sondern die saubere Abgrenzung zur Arbeitnehmerüberlassung, die anderen Regeln unterliegt. In der täglichen Zusammenarbeit merken Sie davon wenig: Was zu tun ist, stimmen wir ab. Wie es getan wird, verantworten wir.
Praktisch heißt das auch: Sie bekommen jemanden, der widerspricht, wenn ein Wunsch technisch in die falsche Richtung geht. Das ist der Unterschied zwischen einer Leihkraft und einem Dienstleister.
Wie ein Einsatz beginnt
Am Anfang steht ein halber Tag Bestandsaufnahme bei Ihnen, ohne Verpflichtung. Dabei klärt sich meistens schon, welcher Takt passt: Für manche Häuser ist ein Tag im Monat genug, andere brauchen zwei Tage pro Woche.
Danach legen wir fest, was in dieser Zeit passieren soll. Nicht als starrer Plan, sondern als Liste mit Prioritäten, die sich ändern darf. Erfahrungsgemäß sind die ersten zwei bis drei Einsätze mit Aufräumen gefüllt, danach verschiebt sich der Schwerpunkt auf Betreuung und Weiterentwicklung.
Was Unternehmen dazu fragen.
Wie viele Tage pro Woche sind üblich?
Das reicht von einem halben Tag im Monat bis zu mehreren Tagen pro Woche. Am häufigsten ist ein fester Wochentag. Das hat den Vorteil, dass es sich im Haus herumspricht: „Dienstag ist IT-Tag.“ Mitarbeitende sammeln ihre Anliegen dann, statt sie liegenzulassen.
Kommt immer dieselbe Person?
Ja, das ist der Kern der Sache. Wir ordnen Ihnen eine feste Person zu, die Ihre Umgebung und Ihre Leute kennt. Für Urlaub und Krankheit gibt es eine eingearbeitete Vertretung: anders als bei einer eigenen Stelle, wo eine Vertretung meistens fehlt.
Ist das Arbeitnehmerüberlassung?
Nein. Wir arbeiten auf Grundlage eines Dienstvertrags. Unsere Mitarbeitenden erbringen die vereinbarte Leistung eigenverantwortlich und werden nicht in Ihre Aufbauorganisation eingegliedert. Was zu tun ist, stimmen wir gemeinsam ab; wie es getan wird, verantworten wir.
Was kostet das?
Das hängt vom Profil und vom Takt ab und lässt sich seriös nicht pauschal beziffern. Wir nennen Ihnen den Satz im ersten Gespräch, bevor Aufwand entsteht. Als Orientierung: Gerechnet wird in Tagen oder halben Tagen, nicht in Stunden mit Anfahrtspauschale.
Brauchen wir trotzdem noch Fernwartung?
In aller Regel ja, und beides ergänzt sich. Überwachung, Updates und Datensicherung laufen sinnvollerweise durchgehend im Hintergrund, nicht nur an den Präsenztagen. Eine Störung am Mittwoch soll nicht bis zum Dienstag warten.
Übernimmt die Person auch Aufgaben außerhalb der IT?
In der Praxis fällt an den Rändern einiges an: Telefonanlage, Zutrittssystem, die Technik im Besprechungsraum, manchmal der Drucker im Lager. Das machen wir mit, solange es im Rahmen bleibt. Was wir nicht übernehmen, sind Aufgaben, die nichts mit Technik zu tun haben.
Was passiert, wenn es mit der Person nicht passt?
Dann tauschen wir sie aus, ohne Diskussion und ohne Kosten für Sie. Persönliche Passung ist bei dieser Leistung wichtiger als bei jeder anderen: eine fachlich hervorragende Person, mit der Ihre Belegschaft nicht spricht, bringt niemandem etwas.
Geht das auch außerhalb des Rhein-Main-Gebiets?
Im Umkreis unseres Sitzes in Bad Vilbel ist es unproblematisch. Weiter entfernt wird es eine Frage der Anfahrt und damit der Wirtschaftlichkeit, ab einer gewissen Entfernung sind mehrere zusammenhängende Tage sinnvoller als ein einzelner Wochentag. Sprechen Sie uns an, dann rechnen wir es durch.
Können wir damit eine Elternzeit oder eine Vakanz überbrücken?
Ja, das ist einer der häufigsten Anlässe. Der Vorteil gegenüber einer befristeten Einstellung ist die Einarbeitungszeit: Wenn wir Ihre Umgebung ohnehin betreuen, ist sie bereits bekannt.
Arbeitet die Person mit unserer vorhandenen IT-Kraft zusammen?
Das ist sogar der Regelfall und funktioniert gut, wenn die Aufgabenteilung vorher klar ist. Üblich ist, dass Ihre eigene Kraft das Tagesgeschäft und die Fachanwendungen hält, während wir Infrastruktur, Sicherheit und die liegengebliebenen Themen übernehmen.
Zum Weiterlesen
Alle Beiträge finden Sie im Blog.
Sven Ali Souilem
IT Consultant: Schwerpunkt Microsoft 365, Telefonie, Branchenlösungen und Eigenentwicklung.
Einen halben Tag unverbindlich kennenlernen.
Wir kommen vorbei, sehen uns an, was liegengeblieben ist, und sagen Ihnen ehrlich, ob sich Präsenz bei Ihnen lohnt.