Sie brauchen IT-Unterstützung. Wo fängt man an?
Diese Seite verkauft Ihnen nichts. Sie beantwortet die Fragen, die Betriebe uns stellen, bevor sie sich überhaupt für einen Dienstleister entscheiden: einschließlich der Frage, woran man einen schlechten erkennt.
Drei Anlässe, aus denen Betriebe bei uns anrufen
Einer davon trifft fast immer zu. Welcher es ist, bestimmt, womit man anfängt.
Der eine Mensch geht
Jemand kannte sich aus, und kündigt, geht in Rente oder ist länger krank. Plötzlich weiß niemand, warum etwas so eingerichtet ist. Das ist der häufigste Anlass und der unangenehmste, weil Zeitdruck dazukommt.
Womit anfangen: Dokumentation, solange die Person noch erreichbar ist. Alles andere kann warten.
Der Betrieb ist herausgewachsen
Was mit fünf Leuten nebenbei lief, trägt bei zwanzig nicht mehr. Störungen häufen sich, Updates bleiben liegen, und niemand ist zuständig.
Womit anfangen: Bestandsaufnahme und eine Entscheidung, wer künftig verantwortet. Technik erst danach.
Es ist etwas passiert
Ein Ausfall, ein Verschlüsselungsvorfall, eine Sicherung, die sich nicht zurückholen ließ. Oder ein Kunde schickt einen Fragebogen zur Informationssicherheit, den niemand beantworten kann.
Womit anfangen: Erst den Schaden begrenzen, dann die Ursache. Nicht umgekehrt.
Bad Vilbel bei Frankfurt. Im Umkreis sind wir in 30 bis 45 Minuten bei Ihnen.
Fünf Fragen, die Sie vorher für sich klären sollten
Nicht für uns, für Sie. Mit diesen fünf Antworten wird jeder Angebotsvergleich belastbar, egal mit wem Sie sprechen. Ohne sie vergleichen Sie Monatspreise, und das ist die Zahl, die am wenigsten über das Ergebnis sagt.
- Wie lange darf Ihr wichtigster Ablauf stillstehen? Zwei Stunden, ein Tag, drei Tage? Diese eine Zahl bestimmt Reaktionszeiten, Sicherungskonzept und am Ende den Preis. Sie müssen sie nicht exakt kennen, nur die Größenordnung.
- Wer entscheidet bei Ihnen? Wenn die IT nicht erreichbar ist und etwas kostet, wer darf dann ja sagen? Ohne eine benannte Person bleibt im Ernstfall alles liegen.
- Was wissen Sie nur, weil eine bestimmte Person es im Kopf hat? Schreiben Sie das auf. Diese Liste ist wertvoller als jedes Angebot, das Sie einholen.
- Was ärgert im Alltag am meisten? Nicht das größte Risiko, der größte Ärger. Daran misst Ihre Mannschaft, ob sich etwas verbessert hat.
- Denken Sie in Monatsbetrag oder in Projekt? Laufende Betreuung und einmalige Vorhaben sind zwei verschiedene Posten. Wer sie vermischt, vergleicht Angebote, die nicht vergleichbar sind.
Drei Arten von Dienstleistern, und wann welche passt
Wir sind die mittlere Variante. Das heißt nicht, dass sie für jeden die richtige ist.
Der Einzelkämpfer
Eine Person, oft seit Jahren bekannt, kurze Wege, günstig. Kennt Ihren Betrieb genau.
Grenze: Urlaub, Krankheit, zwei Standorte gleichzeitig, Spezialthemen. Und das Wissen steckt in einem Kopf: dasselbe Risiko, das viele gerade loswerden wollen.
Passt bei wenigen Arbeitsplätzen und geringer Abhängigkeit von der IT.
Das Systemhaus
Ein Team, feste Ansprechpartner, Vertretung geregelt, Spezialthemen im Haus. Reaktionszeiten werden vertraglich zugesagt.
Grenze: teurer als der Einzelkämpfer, und Sie brauchen eine Ansprechperson im Haus, die Prioritäten setzen darf.
Passt bei Betrieben, die ohne IT nicht arbeiten können.
Der große Anbieter
Konzern oder Gruppe mit vielen Standorten, breitem Portfolio und standardisierten Abläufen. Rund um die Uhr erreichbar.
Grenze: Sie sind ein Vorgang unter vielen. Wer vorbeikommt, wechselt. Abweichungen vom Standard sind teuer.
Passt bei größeren Organisationen mit eigener IT-Abteilung, die Teile auslagert.
Fünf Dinge, bei denen Sie nachfragen sollten
Keines davon bedeutet zwangsläufig, dass etwas nicht stimmt. Jedes verdient aber eine Antwort, bevor Sie unterschreiben.
- Eine garantierte Lösungszeit. Reaktionszeit lässt sich zusagen, Lösungszeit nicht: wie lange ein defektes Netzteil oder ein Ausfall beim Internetanbieter dauert, bestimmt niemand. Wo sie trotzdem garantiert wird, steht im Kleingedruckten eine lange Ausnahmeliste.
- Dokumentation als Zusatzleistung. Sie entsteht ohnehin bei der Arbeit. Wer sie getrennt berechnet oder bei Vertragsende zurückhält, hat Ihr Wechselrisiko eingepreist.
- Kein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Sobald jemand auf Systeme mit personenbezogenen Daten zugreift, ist der nach Art. 28 DSGVO erforderlich. Fehlt er, fehlt mehr als ein Papier.
- Produkte vor Abläufen. Wenn im Erstgespräch Hersteller und Pakete vorkommen, bevor jemand gefragt hat, was bei Ihnen nicht ausfallen darf. Dann wird ein Katalog verkauft.
- Bindung über Technik. Eigene Werkzeuge, die nur dieser Anbieter bedienen kann, oder Zugänge, die nur er kennt. Fragen Sie konkret: Was passiert, wenn wir in zwei Jahren wechseln wollen?
Vier Schritte, bis zum Angebot ohne Kosten
Gespräch, eine halbe Stunde
Telefonisch oder bei Ihnen. Wir hören zu. Sie brauchen nichts vorzubereiten und müssen nicht wissen, was Sie brauchen.
Bestandsaufnahme
Wir sehen uns an, was da ist, und dokumentieren es, auch wenn keine Unterlagen existieren. Das Ergebnis gehört Ihnen, unabhängig von Ihrer Entscheidung.
Angebot mit festem Preis
Umfang, Reaktionszeiten, Servicezeiten, Monatsbetrag: schriftlich, mit Angabe dessen, was nicht enthalten ist. Falls nötig getrennt davon ein Angebot für Altlasten.
Übernahme in Stufen
Ohne Stillstand und ohne dass Sie Ihren bisherigen Dienstleister vorher kündigen müssen. Siehe IT-Übernahme.
Wenn dabei herauskommt, dass eine Betreuung auf Zuruf für Sie günstiger ist, sagen wir das. Das kommt vor.
Was Unternehmen vor dem ersten Gespräch fragen.
Wir haben noch nie mit einem IT-Dienstleister gearbeitet. Was brauchen wir vorab?
Nichts Technisches. Hilfreich sind drei Antworten: Wie lange darf Ihr wichtigster Ablauf stillstehen, wer entscheidet bei Ihnen, und was ärgert im Alltag am meisten. Mehr nicht. Eine Bestandsaufnahme der Technik machen wir, dafür müssen Sie nichts vorbereiten.
Woran erkennen wir einen passenden Dienstleister?
Vor allem daran, welche Fragen er stellt. Wer im Erstgespräch über Produkte spricht statt über Ihre Abläufe, verkauft einen Katalog. Wer fragt, was bei Ihnen nicht ausfallen darf und wer entscheidet, hat verstanden, worum es geht. Das zweite Erkennungszeichen: ob er von selbst sagt, was er nicht übernimmt.
Was muss im Vertrag stehen?
Reaktionszeit, Servicezeiten, Umfang, und vor allem, was beim Abschied passiert. Lassen Sie schriftlich festhalten, dass Sie bei Vertragsende die vollständige Dokumentation und alle Zugänge erhalten, in nutzbarer Form und ohne zusätzliches Entgelt. Wer sich dagegen sperrt, macht Ihr Wechselrisiko zu seinem Geschäftsmodell.
Was kostet eine IT-Betreuung ungefähr?
Bei uns beginnt die laufende Betreuung bei 69 € pro Cloud-Arbeitsplatz und Monat, ohne eigene Server und ohne feste Vor-Ort-Präsenz. Nach oben bewegen den Betrag eigene Server, kürzere Reaktionszeiten und erweiterte Servicezeiten. Vergleichen Sie das mit den Vollkosten einer internen Stelle, also nicht mit dem Bruttogehalt, sondern einschließlich Arbeitgeberanteilen, Urlaub, Fortbildung, Werkzeugen und der Rufbereitschaft, die eine einzelne Person ohnehin nicht abdecken kann.
Müssen wir unsere ganze IT abgeben?
Nein, und das ist selten sinnvoll. Drei Dinge sollten im Haus bleiben: die Entscheidung über Prioritäten, die Hoheit über Zugänge und eine Ansprechperson, die den Betrieb kennt: keine IT-Fachkraft, nur jemand, der sagen kann, was gerade wichtig ist.
Was passiert mit unserem jetzigen Dienstleister?
Den kündigen Sie, wenn Sie so weit sind, nicht vorher. Wir nehmen den Bestand parallel auf und übernehmen in Stufen, damit es keinen Tag ohne Betreuung gibt. Wie das abläuft, steht auf der Seite zur IT-Übernahme.
Unsere Dokumentation ist lückenhaft. Ist das ein Problem?
Für uns nicht, das ist der Normalfall. Wir rekonstruieren Netzwerk, Berechtigungen, Lizenzen und Sicherungsketten aus den laufenden Systemen. Unangenehm ist es nur, wenn Sie den bisherigen Dienstleister bereits gekündigt haben und niemand mehr erreichbar ist.
Wie lange dauert es, bis jemand übernimmt?
Das Erstgespräch dauert eine halbe Stunde, die Bestandsaufnahme je nach Größe ein bis zwei Tage, danach bekommen Sie ein Angebot. Vom ersten Gespräch bis zur vollständigen Übernahme vergehen bei einem mittleren Betrieb meist vier bis sechs Wochen.
Was kostet das Erstgespräch?
Nichts, und auch die Bestandsaufnahme ist bis zum Angebot kostenfrei. Deren Ergebnis gehört Ihnen: auch dann, wenn Sie sich gegen uns entscheiden.
Wir sind sehr klein. Lohnt sich das für Sie überhaupt?
Eine Mindestgröße gibt es bei uns nicht, auch ein einzelner Arbeitsplatz lässt sich betreuen. Umgekehrt sagen wir Ihnen aber auch, wenn eine Betreuung auf Zuruf für Sie günstiger ist. Das kommt bei kleinen Betrieben mit geringer Abhängigkeit von der IT durchaus vor.
Sind Sie nur in Bad Vilbel tätig?
Unser Sitz ist Bad Vilbel bei Frankfurt. Im Umkreis sind wir in 30 bis 45 Minuten vor Ort, der laufende Betrieb läuft ohnehin größtenteils aus der Ferne. Projekte begleiten wir deutschlandweit.
Wir wissen noch gar nicht, was wir brauchen. Geht das trotzdem?
Das ist die häufigste Ausgangslage. Beginnen Sie mit dem IT-Check (sechs Fragen, zwei Minuten) oder rufen Sie einfach an. Sie müssen nicht wissen, was Sie brauchen; das herauszufinden ist unsere Arbeit.
Zum Weiterlesen
Markus J. Rehberg
Vorstand (CEO), für viele Kunden der erste persönliche Kontakt.
Sie müssen nicht wissen, was Sie brauchen.
Das herauszufinden ist unsere Arbeit. Rufen Sie an, oder machen Sie den IT-Check: sechs Fragen, zwei Minuten, und Sie bekommen eine Einschätzung.