IT auslagern: Wann es sich rechnet, und was im Haus bleiben sollte
Die Frage kommt meist nicht aus der IT, sondern aus der Geschäftsführung, und oft zu einem unangenehmen Zeitpunkt: Der eine Mensch, der sich auskennt, kündigt, geht in Rente oder ist drei Wochen krank.
Dann wird gerechnet. Und meistens wird falsch gerechnet, weil das Bruttogehalt mit einem Monatspreis verglichen wird. Das sind nicht dieselben Größen.
Wie der Vergleich ehrlich aussieht
Auf die eine Seite gehören die Vollkosten einer internen Stelle, nicht das Gehalt. Dazu zählen Arbeitgeberanteile, Urlaub und Krankheit, Fortbildung und Zertifizierungen, Arbeitsplatz und Werkzeuge, Lizenzen für Überwachungs- und Fernwartungssoftware, und die Rufbereitschaft, die eine einzelne Person ohnehin nicht abdecken kann.
Auf die andere Seite gehört nicht nur der Monatspreis, sondern auch das, was Sie weiterhin selbst tun: entscheiden, Prioritäten setzen, Zugänge genehmigen, Rechnungen prüfen.
Wir nennen hier bewusst keine Zahlen. Jeder Betrieb hat eine andere Gerätezahl, andere Anwendungen und andere Anforderungen an Erreichbarkeit, eine Beispielrechnung wäre eine erfundene Rechnung. Was wir sagen können: Der Vergleich kippt fast nie am Preis, sondern an zwei anderen Punkten.
Die zwei Punkte, an denen es tatsächlich entschieden wird
Erstens die Abdeckung. Eine Person ist nie vier Wochen im Jahr verfügbar, kann nicht gleichzeitig an zwei Standorten sein und kennt nicht alles. Ein Team kann krank werden, ohne dass es auffällt. Für Betriebe, die ohne IT nicht arbeiten, ist das der eigentliche Grund, nicht die Kosten.
Zweitens das Wissen. Wenn das Verständnis für Ihre Umgebung in einem Kopf steckt, haben Sie ein Risiko, unabhängig davon, ob dieser Kopf angestellt ist oder zum Dienstleister gehört. Die Frage ist nicht intern oder extern, sondern: Ist es dokumentiert?
Deshalb ist Dokumentation bei uns kein Nebenprodukt. Wir legen sie an, pflegen sie, und Sie behalten sie, auch wenn Sie uns wieder verlassen.
Was im Haus bleiben sollte
Vollständige Auslagerung ist selten sinnvoll. Drei Dinge gehören nach unserer Erfahrung nicht nach außen.
- Die Entscheidung über Prioritäten. Welcher Prozess im Zweifel zuerst wieder läuft, ist eine Geschäftsentscheidung, keine technische.
- Die Hoheit über Zugänge. Wer Zugriff auf welche Daten erhält, entscheidet der Betrieb. Der Dienstleister setzt um.
- Mindestens eine interne Ansprechperson. Keine IT-Fachkraft: jemand, der den Betrieb kennt und sagen kann, was gerade wichtig ist.
Umgekehrt lohnt sich die Auslagerung besonders bei den Aufgaben, die regelmäßig anfallen und Werkzeuge brauchen: Überwachung, Updates, Sicherungsprüfung, Entstörung. Das ist der Zuschnitt unserer Managed Services.
Auslagerung und Modernisierung gehören zusammen
Häufig fällt die Frage nach der Auslagerung mit einer zweiten zusammen: Die Umgebung ist alt. Ein Server, der aus der Gewährleistung läuft, ein Betriebssystem ohne Support, eine Fachanwendung, die nur auf einem bestimmten Rechner läuft.
Das ist kein Zufall. Wer Jahre ohne geordnete Wartung gearbeitet hat, hat einen Stau, und der wird sichtbar, sobald jemand Neues hineinsieht.
Wir trennen das bewusst: zuerst Bestandsaufnahme und Betrieb stabilisieren, dann modernisieren. Umgekehrt entstehen Projekte, die während des Umbaus auf wackeligem Untergrund stehen. Was dabei zuerst dran ist, ergibt sich aus der Altersliste und den Support-Enden, nicht aus dem Katalog.
Aus der Praxis: Die teuerste Variante, die wir regelmäßig sehen, ist der halbe Weg: ein externer Dienstleister für Störungen, aber niemand, der die regelmäßigen Arbeiten verantwortet. Dann wird jede Störung einzeln abgerechnet, und die Ursachen bleiben, weil sich niemand um sie kümmert.
Die Klausel, auf die es im Vertrag ankommt
Nicht die Reaktionszeit, die steht in jedem Vertrag. Entscheidend ist, was beim Abschied passiert.
Lassen Sie schriftlich festhalten, dass Sie bei Vertragsende die vollständige Dokumentation und alle Zugänge erhalten, in nutzbarer Form und ohne zusätzliches Entgelt. Ein Dienstleister, der sich dagegen sperrt, hat verstanden, dass Ihr Wechselrisiko sein Geschäftsmodell ist.
Dazu zwei formale Punkte, die oft fehlen: Sobald ein Dienstleister Zugriff auf personenbezogene Daten hat (und das hat jeder, der Ihre Server betreut), braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Für Banken, Versicherungen und Finanzdienstleister kommen die Anforderungen an das Auslagerungscontrolling nach BAIT sowie das Informationsregister nach DORA Art. 28 hinzu.
Wie ein Wechsel abläuft
Wir übernehmen bestehende Umgebungen auch dann, wenn die Dokumentation lückenhaft ist oder fehlt. Netzwerk, Berechtigungen, Lizenzen und Sicherungsketten rekonstruieren wir aus den laufenden Systemen. Der Ablauf steht auf der Seite zur IT-Übernahme.
Wichtig dabei: Wir bauen nichts um, bevor wir verstanden haben, warum es so ist, wie es ist. Fast jede gewachsene Umgebung enthält eine Eigenart, die einen guten Grund hat.
Unser Sitz ist Bad Vilbel bei Frankfurt. Vor Ort sind wir im Umkreis in 30 bis 45 Minuten, alles andere läuft remote. Was eine vollständige Betreuung umfasst, steht unter IT-Betreuung für Unternehmen.
Womit anfangen
Bevor Sie Angebote vergleichen, klären Sie drei Dinge für sich: Wie lange darf Ihr wichtigster Prozess stillstehen? Wer entscheidet, wenn die IT nicht erreichbar ist? Und was wissen Sie über Ihre Umgebung nur, weil eine bestimmte Person es im Kopf hat?
Diese drei Antworten machen jeden Angebotsvergleich belastbar. Ohne sie vergleichen Sie Monatspreise, und das ist die Zahl, die am wenigsten über das Ergebnis sagt.
Woher die Angaben stammen
- Art. 28 DSGVO, Auftragsverarbeitung, erforderlich bei Zugriff eines Dienstleisters auf personenbezogene Daten
- BAIT: Bankaufsichtliche Anforderungen an die IT, Abschnitt zum Auslagerungscontrolling
- Verordnung (EU) 2022/2554 (DORA), Art. 28, Informationsregister über vertragliche Vereinbarungen zu IKT-Dienstleistungen
Markus J. Rehberg
Vorstand (CEO), für viele Kunden der erste persönliche Kontakt.
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Dieser Beitrag gibt den Stand vom Oktober 2026 wieder und dient der allgemeinen Information. Er ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Welche vertraglichen und aufsichtsrechtlichen Anforderungen für Ihren Betrieb gelten, muss im Einzelfall geprüft werden.