IT für Handwerksbetriebe.
Zwischen Werkstatt, Baustelle und Büro läuft in Handwerksbetrieben vieles gleichzeitig ab. Wir sorgen dafür, dass die IT dabei nicht zum Nadelöhr wird, sondern im Hintergrund einfach funktioniert.
Womit Handwerksbetriebe uns am häufigsten ansprechen
Wenig Zeit für IT-Probleme
Wenn die Werkstatt läuft, bleibt keine Zeit für Computerprobleme, Ausfälle müssen schnell und unkompliziert behoben werden. Was wir für Handwerksbetriebe in der Region konkret übernehmen, steht hier.
Mitarbeiter unterwegs statt im Büro
Auftragserfassung, Zeiterfassung und Erreichbarkeit müssen auch auf der Baustelle zuverlässig funktionieren.
Keine eigene IT-Abteilung
Die Verantwortung für IT-Entscheidungen liegt meist bei der Geschäftsführung selbst, neben dem eigentlichen Tagesgeschäft.
Passende Leistungen für Handwerksbetriebe
Ausgewählt für die Anforderungen Ihrer Branche. Das vollständige Portfolio finden Sie auf unserer Leistungen-Seite.
VoIP & Teams-Telefonie
Eine Rufnummer für Werkstatt, Büro und Baustelle: Anrufe erreichen Ihr Team, egal wo es gerade arbeitet.
Mehr erfahren →Hardware
Robuste Endgeräte für Werkstatt und Außendienst, inklusive Beschaffung und Einrichtung.
Mehr erfahren →Support & Fernwartung
Schnelle Hilfe bei akuten Problemen: verständlich erklärt, ohne Fachchinesisch.
Mehr erfahren →Digitalisierung, die zum Betrieb passt
Wir wissen, dass ein Handwerksbetrieb andere Prioritäten hat als ein Softwareunternehmen: Zuverlässigkeit vor Feature-Vielfalt, klare Ansprechpartner statt Ticket-Systeme, und Lösungen, die sich in den bestehenden Betriebsalltag einfügen, statt ihn umzukrempeln.
Deshalb beginnen wir jedes Projekt mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme: Was läuft bereits gut, wo entstehen tatsächlich Reibungsverluste, und welche Investition rechnet sich in überschaubarer Zeit? Erst danach schlagen wir etwas vor.
Die vier Systeme, die fast jeder Betrieb hat
Unabhängig vom Gewerk und von der Größe. Die Technik ist dabei selten das Problem, die Übergänge dazwischen sind es.
Das Programm für Angebot und Rechnung
Branchensoftware oder Office. Darin entstehen Angebot, Auftrag, Aufmaß, Rechnung und die Nachkalkulation. Das ist das Herzstück, und das System, an dem alle anderen hängen.
Die Zeiterfassung
Kommen, Gehen, Auftragszuordnung. Entscheidend ist, ob die erfassten Stunden auf dem Auftrag landen oder nur auf der Lohnabrechnung. Nur im ersten Fall wissen Sie hinterher, ob sich ein Auftrag gerechnet hat.
Die Kommunikation
Mail, Telefon, Chat, Kalender. Im Handwerk mit der Besonderheit, dass die Hälfte der Mannschaft nicht am Schreibtisch sitzt, und manche gar keinen eigenen Rechner haben.
Die Ablage
Pläne, Fotos, Lieferscheine, Abnahmeprotokolle. Meist der am wenigsten geordnete Bereich, und der, in dem bei einer Reklamation gesucht wird.
Vier Übergabepunkte, an denen Arbeit doppelt anfällt
Wenn Ihre Mitarbeitenden neben einem System noch eine Tabelle führen, liegt dort ein solcher Punkt. Das ist der verlässlichste Hinweis, den es gibt.
- Vom Angebot zur Rechnung. Wird aus dem Angebot per Knopfdruck eine Rechnung, oder tippt jemand die Positionen neu? Bei Teilrechnungen und Nachträgen entscheidet sich das endgültig.
- Von der Zeit zum Auftrag. Die erfassten Stunden müssen auf dem Auftrag landen, nicht nur in der Lohnabrechnung. Sonst gibt es keine Nachkalkulation, und niemand weiß, welche Auftragsart sich lohnt.
- Von der Baustelle ins Büro. Aufmaß, Fotos, Lieferscheine, unterschriebene Abnahmen. Freitags im Transporter gesammelt und montags abgetippt. Das ist der teuerste der vier Punkte.
- Vom Büro zur Steuerkanzlei. Werden Belege übergeben oder abgeholt? Eine saubere Schnittstelle zur Buchhaltung spart im Monat mehr Zeit als die meisten anderen Maßnahmen, und Ihre Kanzlei sagt Ihnen gern, welches Format sie braucht.
Unsere Arbeit besteht meist nicht darin, neue Software einzuführen, sondern diese Übergänge zu schließen. Wo es keine fertige Verbindung gibt, bauen wir sie, mehr dazu auf der Seite zu Schnittstellen und zur Eigenentwicklung.
Was sich zwischen den Gewerken unterscheidet
Der Betrieb darunter ist derselbe. Unterschiedlich ist, was das Fachprogramm können muss.
Drei Pflichten, die jeden Betrieb betreffen
Keine davon ist neu, und keine lässt sich durch Software allein erledigen. Sie bestimmen aber, was Ihre Systeme können müssen.
- E-Rechnung. Seit Anfang 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, unabhängig von der Betriebsgröße. Eine PDF per Mail ist dabei keine E-Rechnung. Was das praktisch heißt, steht im Beitrag IT im Handwerksbetrieb.
- Arbeitszeiterfassung. Die Pflicht besteht seit der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts von 2022. Für das Handwerk ist das weniger ein rechtliches als ein praktisches Thema, Zettelwirtschaft kostet im Büro jede Woche Stunden.
- Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit. Rechnungen, Belege und steuerrelevante Unterlagen müssen auffindbar und unverändert aufbewahrt werden. Die Fristen haben sich zuletzt geändert, die für Sie geltende nennt Ihre Steuerkanzlei. Technisch heißt das: nicht im Mailpostfach einer Person.
Diese Hinweise geben den Stand vom Oktober 2026 wieder und dienen der allgemeinen Information. Sie ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung.
Womit anfangen, wenn alles gleichzeitig drängt
In dieser Reihenfolge, weil jeder Schritt den nächsten leichter macht.
Sicherung prüfen
Nicht ob sie läuft, sondern ob sich daraus etwas zurückholen lässt. Ein halber Tag Aufwand, und der wichtigste Punkt überhaupt.
Den größten Übergabepunkt schließen
Meist Baustelle zu Büro oder Angebot zu Rechnung. Hier ist der Zeitgewinn am sichtbarsten, und das überzeugt die Mannschaft für alles Weitere.
Geräte vereinheitlichen
Nicht alles auf einmal tauschen, sondern bei der nächsten Beschaffung auf ein Modell festlegen. Mehr dazu unter Hardware & Beschaffung.
Betrieb abgeben
Updates, Überwachung und Support in feste Hände. Damit niemand im Betrieb nebenbei IT machen muss. Siehe Managed Services.
Was Handwerksbetriebe uns fragen.
Welche Software braucht ein Handwerksbetrieb wirklich?
Drei Dinge: ein Programm für Angebot, Auftrag und Rechnung, eine Zeiterfassung und eine Ablage für Dokumente und Fotos. Alles andere kommt später. Entscheidend ist nicht, welches Programm, sondern dass diese drei miteinander sprechen. Daran scheitert es in der Praxis, nicht an fehlenden Funktionen.
Lohnt sich eine Branchensoftware oder reicht Office?
Ab etwa fünf Mitarbeitenden rechnet sich eine Branchenlösung meist, weil Aufmaß, Nachkalkulation und Materialverwaltung sonst in Tabellen landen, die nur eine Person versteht. Darunter kann Office genügen, vorausgesetzt, die Rechnungen erfüllen die Anforderungen an die E-Rechnung und die Ablage ist geordnet.
Was kostet die Umstellung auf eine neue Lösung?
Der Lizenzpreis ist selten das Thema. Aufwand entsteht bei der Übernahme der Stammdaten, bei der Einrichtung der Schnittstelle zur Buchhaltung und in den ersten Wochen, in denen parallel gearbeitet wird. Wir rechnen beides getrennt aus, bevor Sie entscheiden.
Können Ihre Leute auf die Baustelle kommen?
Ja. Unser Sitz ist Bad Vilbel bei Frankfurt, im Umkreis sind wir in 30 bis 45 Minuten vor Ort. Der größte Teil lässt sich allerdings aus der Ferne erledigen, gerade bei Problemen mit Tablets oder der Verbindung auf der Baustelle.
Wie bekommen wir Fotos von der Baustelle sinnvoll ins Büro?
Über die Branchensoftware, wenn sie das kann. Dann hängen die Bilder direkt am Auftrag. Sonst über eine Ablage mit klarer Ordnerstruktur und automatischem Hochladen vom Diensthandy. Was Sie vermeiden sollten: Fotos per Messenger auf privaten Geräten. Sind Personen darauf erkennbar, kommt zur Unordnung auch noch eine datenschutzrechtliche Frage.
Was ist mit den Geräten auf der Baustelle?
Robustheit schlägt Ausstattung. Ein Tablet mit Schutzhülle, hellem Bildschirm und Mobilfunkmodul ist im Alltag mehr wert als ein schnelleres Gerät ohne. Wichtiger als das Modell ist, dass alle dasselbe haben. Das halbiert den Aufwand bei Störungen.
Wir haben niemanden, der sich um IT kümmert. Geht das trotzdem?
Das ist der Normalfall im Handwerk, und genau dafür gibt es Managed Services: Betrieb, Überwachung, Updates und Support zum festen Monatspreis. Eine Mindestgröße gibt es bei uns nicht.
Was passiert mit den Daten, wenn der Rechner im Büro ausfällt?
Das hängt davon ab, wo sie liegen. Wenn Angebote und Rechnungen nur auf einem Rechner in der Werkstatt liegen, ist das die eine Frage, die wir zuerst stellen. Eine geprüfte Sicherung, geprüft heißt: schon einmal zurückgeholt, ist im Handwerk der wichtigste einzelne Punkt überhaupt.
Betreuen Sie auch unsere bestehende Branchensoftware?
Wir sind Ihr erster Ansprechpartner, auch wenn das Problem in der Fachanwendung liegt. Den Support für das Programm selbst leistet dessen Hersteller: die Abstimmung mit ihm übernehmen wir, damit Sie nicht zwischen zwei Anbietern vermitteln müssen.
Womit sollten wir anfangen?
Mit der Sicherung und mit der Frage, welche zwei Systeme heute nicht miteinander sprechen. Beides ist in wenigen Tagen geklärt und bringt mehr als jede Neuanschaffung.
Zum Weiterlesen
Alle Beiträge finden Sie im Blog.
Sven Ali Souilem
IT Consultant: Schwerpunkt Microsoft 365, Telefonie, Branchenlösungen und Eigenentwicklung.
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