Das Gerät ist der kleinere Teil. Der Rest ist die Arbeit drumherum.
Ein Notebook kann jeder kaufen. Teuer wird nicht der Kauf, sondern was danach kommt: einrichten, ins Netz holen, absichern, dokumentieren, und drei Jahre später dasselbe nochmal, mit einem Gerät, das es so nicht mehr gibt.
Wohin der Preisunterschied zum Onlineshop geht
Geräte beim günstigsten Anbieter zu kaufen ist nicht falsch. Man sollte nur wissen, was dabei nicht mitgeliefert wird.
Einrichtungszeit
Ein Gerät aus dem Karton bis zum arbeitsfähigen Zustand zu bringen, kostet Zeit, und sie fällt bei jedem Gerät erneut an. Vorkonfiguriert entfällt dieser Posten, und zwar auf Ihrer Seite.
Gewährleistung mit Vor-Ort-Service
Bei Geschäftsgeräten kommt im Schadensfall ein Techniker. Bei Verbrauchergeräten schicken Sie das Gerät ein, und der Mitarbeitende hat zwei Wochen keines. Das ist der Unterschied, der im Gerätepreis steckt.
Einheitliche Flotte
Dreimal dasselbe Modell bedeutet: ein Treiberstand, ein Abbild, bekannte Eigenheiten, passende Ersatzteile. Zehn verschiedene Geräte bedeuten zehn Sonderfälle im Support, dauerhaft.
Bei einem einzelnen Notebook für ein kleines Büro rechnet sich das nicht. Ab einer Handvoll Geräten kippt es, und ab zwanzig ist es nicht mehr die Frage.
Was wir übernehmen
Das Altgerät im Schrank ist ein Risiko
In fast jedem Betrieb steht ein Stapel ausgemusterter Rechner. Auf deren Festplatten liegen Kundendaten, Personalunterlagen und Zugänge. Solange sie dort stehen, passiert nichts. Beim Abgeben schon.
- Datenschutz. Personenbezogene Daten müssen vor der Abgabe entfernt werden. Die Verantwortung dafür bleibt bei Ihnen, auch wenn ein Dienstleister entsorgt. Deshalb brauchen Sie einen Löschnachweis und keine mündliche Zusage.
- Löschen heißt nicht formatieren. Für die sichere Beseitigung von Daten auf Datenträgern gibt es mit DIN 66399 eine Norm mit abgestuften Sicherheitsstufen. Welche Stufe angemessen ist, hängt davon ab, was auf dem Gerät lag.
- Entsorgung. Elektroaltgeräte unterliegen dem Elektro- und Elektronikgerätegesetz und dürfen nicht in den Restmüll. Gewerbliche Mengen brauchen einen geordneten Weg und einen Beleg.
- Wiederverwertung. Geräte mit Restwert lassen sich verwerten, und das senkt die Kosten der nächsten Beschaffung. Voraussetzung ist dieselbe nachweisbare Löschung.
Wir übernehmen diesen Teil mit und übergeben Ihnen die Nachweise. Das ist kein großer Posten, aber einer, der bei einer Prüfung sofort auffällt, wenn er fehlt.
Was Unternehmen uns dazu fragen.
Ist das nicht teurer als im Onlineshop?
Der Gerätepreis ist häufig höher, die Gesamtkosten sind es meist nicht. Der Unterschied liegt in der Einrichtungszeit, in der Gewährleistung mit Vor-Ort-Service statt Einsendung und darin, dass eine einheitliche Flotte im Support deutlich weniger Aufwand erzeugt. Bei einem einzelnen Notebook für ein kleines Büro rechnet sich das nicht. Dann sagen wir das.
Was heisst vorkonfiguriert?
Das Gerät kommt einsatzbereit an: Betriebssystem eingerichtet, in Ihre Verwaltung aufgenommen, Richtlinien und Verschlüsselung aktiv, Anwendungen installiert, Konto vorbereitet. Der Mitarbeitende packt aus, meldet sich an und arbeitet. Bei Windows läuft das über die Geräteverwaltung in Microsoft 365.
Welche Marken setzen Sie ein?
Wir sind nicht an einen Hersteller gebunden und wählen nach Einsatzzweck, Verfügbarkeit und Servicebedingungen. Wichtiger als die Marke ist, dass eine Baureihe länger lieferbar bleibt, sonst lässt sich eine Flotte nicht einheitlich halten.
Was passiert mit den alten Geräten?
Wir löschen die Datenträger nachweislich und dokumentieren das. Anschließend geht das Gerät in die fachgerechte Entsorgung oder, wenn es noch Wert hat, in die Wiederverwertung. Den Löschnachweis brauchen Sie: die Pflicht, personenbezogene Daten vor der Abgabe zu entfernen, bleibt bei Ihnen als Verantwortlichem.
Können wir Geräte auch mieten statt kaufen?
Ja, Miete oder Leasing ist bei größeren Stückzahlen oft sinnvoll, weil der Austausch dann planbar im Preis steckt. Wir rechnen beide Varianten durch, einschließlich der Frage, was am Ende der Laufzeit mit den Geräten passiert.
Wie schnell bekommen wir Ersatz bei einem Ausfall?
Das hängt vom vereinbarten Servicepaket des Herstellers ab, bei Geschäftsgeräten ist Service am nächsten Arbeitstag vor Ort üblich. Zusätzlich halten wir bei Kunden mit laufender Betreuung nach Absprache Ersatzgeräte vor, damit niemand auf einen Techniker wartet.
Beschaffen Sie auch Server und Netzwerktechnik?
Ja, und dort ist die Beratung meist wichtiger als beim Arbeitsplatz: Dimensionierung, Gewährleistungszeitraum, Ersatzteilverfügbarkeit und die Frage, ob ein eigener Server überhaupt noch die richtige Antwort ist.
Was ist mit Lizenzen?
Wir prüfen, welche Lizenzform zur Nutzung passt. Eine mit dem Gerät gekaufte Lizenz ist an dieses Gerät gebunden und lässt sich nicht übertragen. Das wird bei einem Gerätewechsel regelmäßig zum Problem und ist der häufigste Fund bei einer Lizenzprüfung.
Woher die Angaben stammen
- Art. 32 DSGVO, Sicherheit der Verarbeitung, einschließlich der Beseitigung von Daten
- DIN 66399, Vernichtung von Datenträgern, Schutzklassen und Sicherheitsstufen
- Elektro- und Elektronikgerätegesetz (ElektroG), Rücknahme und Entsorgung von Elektroaltgeräten
Angaben zu Servicebedingungen, Gewährleistungszeiträumen und Lizenzformen richten sich nach den Bedingungen des jeweiligen Herstellers und werden im Einzelfall vereinbart. Dieser Text dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung.
Zum Weiterlesen
Alle Beiträge finden Sie im Blog. Wann sollte man Firmenhardware austauschen? Wie lange Geräte halten sollten und was ein zu später Tausch kostet.
Nick Rehberg
IT Consultant: Schwerpunkt Hardware, Beschaffung und Konfiguration.
Was brauchen Sie, und für welche Tätigkeit?
Sagen Sie uns die Aufgabe, nicht das Modell. Wenn der Einkauf im Onlineshop für Sie günstiger ist, sagen wir das.