Aufzeichnungspflicht im Wertpapiergeschäft: Wer, was und wie lange
Die Pflicht ist eindeutig formuliert und wird trotzdem regelmäßig zu eng ausgelegt. Teuer wird nicht das, was aufgezeichnet wurde, sondern der Kanal, an den niemand gedacht hat.
Wer Kundenaufträge annimmt, übermittelt oder ausführt, muss die zugehörige telefonische und elektronische Kommunikation aufzeichnen. Grundlage ist Artikel 16 Absatz 7 der MiFID-II-Richtlinie, in Deutschland umgesetzt in § 83 des Wertpapierhandelsgesetzes. So weit ist die Lage klar. Die Schwierigkeiten beginnen bei drei Folgefragen.
Erste Frage: Welche Gespräche?
Aufzuzeichnen ist Kommunikation, die sich auf die Annahme, Übermittlung oder Ausführung von Kundenaufträgen bezieht: einschließlich der Gespräche, die darauf abzielen. Dieser Zusatz wird oft überlesen und ist der wichtigste Teil des Satzes.
Praktisch bedeutet er: Auch ein Beratungsgespräch, an dessen Ende kein Auftrag steht, ist aufzeichnungspflichtig, wenn es auf einen Geschäftsabschluss gerichtet war. Die verbreitete Praxis, erst bei konkretem Auftrag aufzuzeichnen, erfüllt die Anforderung nicht.
Nicht erfasst ist reine Allgemeinkommunikation ohne Bezug zu einem möglichen Auftrag. Die Abgrenzung im Einzelfall trifft Ihre Compliance-Funktion, und sie sollte schriftlich festgehalten sein, weil genau danach gefragt wird.
Zweite Frage: Welche Kanäle?
Das Gesetz spricht von telefonischer und elektronischer Kommunikation. Es nennt keine Technik, und das ist beabsichtigt: Die Pflicht folgt dem Inhalt, nicht dem Werkzeug.
In der Praxis fallen deshalb regelmäßig Kanäle durch das Raster. Mobiltelefone sind der Klassiker, besonders bei Mitarbeitenden im Außendienst. Chat in Microsoft Teams, der inzwischen einen erheblichen Teil der Abstimmung trägt. Videobesprechungen einschließlich geteilter Bildschirme. Und Nachrichtendienste auf privaten Geräten, die nirgends vorgesehen sind und trotzdem genutzt werden.
Für den letzten Punkt gibt es keine technische Lösung, sondern nur eine organisatorische: ein klares Verbot, eine zumutbare Alternative und die Kontrolle, dass die Alternative auch genutzt wird.
Dritte Frage: Wie lange?
Die Aufbewahrungsfrist beträgt grundsätzlich fünf Jahre. Auf Verlangen der zuständigen Behörde kann sie auf bis zu sieben Jahre verlängert werden. Die Aufzeichnungen sind dem Kunden auf Anfrage zur Verfügung zu stellen.
Aus der Frist folgt mehr, als zunächst sichtbar ist: Die Ablage muss den Zeitraum überdauern, die Aufzeichnungen müssen in dieser Zeit auffindbar und lesbar bleiben, und sie dürfen nicht nachträglich veränderbar sein. Ein Dateiordner auf einem Laufwerk erfüllt das nicht, weder die Unveränderbarkeit noch die Auffindbarkeit über fünf Jahre.
Was eine tragfähige Lösung leisten muss
Aus den drei Fragen ergeben sich die Anforderungen an die Technik fast von selbst. Sie muss regelbasiert je Nutzer arbeiten, damit nicht pauschal alles oder nichts erfasst wird. Sie muss alle genutzten Kanäle abdecken, nicht nur Telefonie. Sie muss manipulationsgeschützt ablegen und Zugriffe protokollieren, wer eine Aufzeichnung abgehört hat, ist selbst eine prüfungsrelevante Information.
Und sie muss im Ernstfall weiterlaufen. Ein Ausweicharbeitsplatz ohne Aufzeichnung ist für einen aufzeichnungspflichtigen Bereich kein Ausweicharbeitsplatz. Dieser Zusammenhang wird regelmäßig übersehen, weil beide Themen in verschiedenen Abteilungen liegen.
Der Teil, der nicht technisch ist
Aufzeichnung berührt Persönlichkeitsrechte. Das bedeutet in Deutschland: Die Mitbestimmung ist einzubinden, Betroffene sind zu informieren, und Kunden müssen vor Beginn des Gesprächs auf die Aufzeichnung hingewiesen werden.
Nach unserer Erfahrung entfällt der größere Teil des Aufwands einer Einführung nicht auf die Technik, sondern auf diese Vorarbeit: Umfang festlegen, Berechtigungen klären, Fristen definieren, Betriebsrat einbinden. Wer damit anfängt statt mit der Produktauswahl, ist am Ende schneller.
Häufige Fragen
Gilt die Pflicht auch für kleine Häuser?
Ja. Die Aufzeichnungspflicht knüpft an die Tätigkeit an, nicht an die Größe. Wer Wertpapierdienstleistungen erbringt, ist betroffen: unabhängig davon, wie viele Personen das tun.
Müssen auch interne Gespräche aufgezeichnet werden?
Soweit sie sich auf die Annahme, Übermittlung oder Ausführung von Kundenaufträgen beziehen, ja. Die Pflicht unterscheidet nicht nach intern und extern, sondern nach dem Bezug zum Auftrag.
Reicht die Aufzeichnungsfunktion von Microsoft Teams?
Nein. Die eingebaute Besprechungsaufzeichnung ist für Dokumentationszwecke gedacht. Es fehlen regelbasierte Erfassung je Nutzer, Manipulationsschutz, revisionssichere Ablage und Zugriffsprotokolle.
Was passiert bei einem Verstoß?
Verstöße können als Ordnungswidrigkeit geahndet werden. Praktisch relevanter ist häufig ein anderer Punkt: Ohne Aufzeichnung fehlt Ihnen im Streitfall mit einem Kunden das Beweismittel, und das trifft Sie unabhängig von der Aufsicht.
Dürfen Mitarbeitende der Aufzeichnung widersprechen?
Ein individuelles Widerspruchsrecht gegen eine gesetzlich vorgeschriebene Aufzeichnung besteht nicht. Die Ausgestaltung unterliegt aber der Mitbestimmung, und Betroffene sind zu informieren. Die arbeitsrechtliche Bewertung gehört in Ihr Haus, nicht zum IT-Dienstleister.
Markus J. Rehberg
Vorstand (CEO): Schwerpunkt Compliance Recording, IT-Sicherheit und Nachweisführung.