Was kostet IT-Betreuung? Eine ehrliche Rechnung
„Kommt darauf an“ ist die übliche Antwort und sie stimmt sogar. Nur hilft sie niemandem bei der Budgetplanung. Deshalb hier die Zahlen, die wir selbst nennen.
Die Frage nach den Kosten kommt in fast jedem Erstgespräch, meistens spät und etwas verlegen. Dabei ist sie die vernünftigste Frage überhaupt: wer nicht weiß, in welcher Größenordnung sich etwas bewegt, kann es nicht planen. Also: Zahlen.
Die drei Preismodelle
Abrechnung nach Aufwand. Sie zahlen pro Stunde, meist zwischen 90 und 140 Euro, oft mit Anfahrtspauschale. Vorteil: Wer wenig braucht, zahlt wenig. Nachteil: Die Rechnung ist genau dann hoch, wenn ohnehin etwas schiefgelaufen ist, und niemand hat ein wirtschaftliches Interesse daran, dass es seltener passiert.
Kontingent. Sie kaufen ein Stundenpaket im Voraus, meist etwas günstiger. Der Effekt ist derselbe wie bei der Abrechnung nach Aufwand, nur mit Vorkasse. Problematisch wird es, wenn ungenutzte Stunden verfallen.
Fester Monatspreis. Sie zahlen pro Arbeitsplatz und Monat, und der Betrieb ist enthalten. Vorteil: planbar, und der Dienstleister verdient daran, dass wenig passiert. Nachteil: Wer tatsächlich fast nie Unterstützung braucht, zahlt möglicherweise mehr als nötig.
Was ein Arbeitsplatz im Monat kostet
Bei uns beginnt der feste Monatspreis bei 69 Euro je Cloud-Arbeitsplatz. Zehn solcher Arbeitsplätze liegen damit bei rund 690 Euro im Monat. Wichtig für den Vergleich: Dieser Preis gilt für einen Arbeitsplatz, der vollständig in der Cloud arbeitet. Eigene Server, Infrastruktur im Haus und feste Vor-Ort-Präsenz sind nicht enthalten. Im Markt bewegen sich vergleichbare Angebote überwiegend zwischen 50 und 120 Euro je Arbeitsplatz, die Spanne erklärt sich fast vollständig über den Leistungsumfang.
Was den Preis nach oben treibt: Server im eigenen Haus, erweiterte Sicherheitsbausteine, Rufbereitschaft außerhalb der Geschäftszeiten, Nachweispflichten. Was ihn senkt: eine aufgeräumte, einheitliche Umgebung ohne Altlasten.
Ein Hinweis zur Einordnung: Ein einzelner Arbeitsplatz kostet ein Unternehmen samt Gerät, Lizenzen und Anteil an der Infrastruktur ohnehin selten unter 150 Euro im Monat. Die Betreuung ist davon ein Teil, nicht der größte.
Die Posten, die in Angeboten fehlen
Vergleichbar werden Angebote erst, wenn dieselben Dinge enthalten sind. Erfahrungsgemäß fehlen vier Posten besonders oft.
Die Datensicherung. Manchmal enthalten, manchmal separat, manchmal nur die Überwachung, nicht der Speicherplatz. Fragen Sie konkret nach, ob eine getrennte Kopie und regelmäßige Rückspieltests enthalten sind.
Die Lizenzen. Microsoft 365, Virenschutz, Backup-Software: In manchen Angeboten enthalten, in anderen nicht. Das verschiebt den Vergleich leicht um 20 bis 30 Euro je Arbeitsplatz.
Projekte. Ein Serverwechsel oder ein Umzug ist in keinem Monatspreis enthalten. Entscheidend ist, dass vorher definiert ist, was als Projekt gilt, sonst wird es zur Auslegungsfrage auf der Rechnung.
Der Ausstieg. Was passiert, wenn Sie wechseln wollen. Bekommen Sie Dokumentation und Zugangsdaten heraus, und kostet das extra? Diese Frage wird selten gestellt und ist eine der wichtigsten.
Wann sich was rechnet
Eine grobe Faustregel aus der Praxis: Unterhalb von etwa fünf Arbeitsplätzen ist Abrechnung nach Aufwand oft günstiger, weil die Grundlast überwiegt. Zwischen fünf und fünfzehn hängt es davon ab, wie stabil die Umgebung ist. Ab etwa fünfzehn Arbeitsplätzen ist der feste Monatspreis in aller Regel günstiger, und zwar nicht wegen des Stundensatzes, sondern weil in einer betreuten Umgebung schlicht weniger passiert.
Wir sagen Ihnen auch, wenn Sie in die erste Gruppe fallen. Ein Vertrag, der sich für Sie nicht rechnet, hält nicht lange.
Häufige Fragen
Was kostet IT-Betreuung pro Mitarbeiter?
Bei uns beginnt der feste Monatspreis bei 69 Euro je Cloud-Arbeitsplatz, ohne eigene Server. Im Markt liegt die Spanne überwiegend zwischen 50 und 120 Euro: abhängig davon, was enthalten ist. Achten Sie beim Vergleich darauf, ob Datensicherung und Lizenzen eingerechnet sind.
Was kostet ein IT-Dienstleister pro Stunde?
Üblich sind 90 bis 140 Euro, häufig zuzüglich Anfahrt. Innerhalb einer laufenden Betreuung entfällt die Einzelabrechnung für den Helpdesk, weil er im Monatspreis enthalten ist.
Gibt es eine Mindestabnahme?
Bei uns nicht. Sinnvoll ist eine Laufzeit, die lang genug ist, damit sich die Einarbeitung in Ihre Umgebung für beide Seiten rechnet. Das sind in der Regel zwölf Monate, keine drei Jahre.
Sind Lizenzen im Preis enthalten?
Bei uns nicht, und das hat einen Grund: Lizenzkosten ändern sich unabhängig von unserer Leistung. Wir weisen sie getrennt aus, damit Sie sehen, was Betreuung kostet und was Microsoft kostet.
Wie kann ich Angebote vergleichbar machen?
Fragen Sie bei jedem Angebot dieselben fünf Dinge ab: Ist die Datensicherung mit Rückspieltest enthalten? Sind Lizenzen enthalten? Was gilt als Projekt? Welche Reaktionszeiten sind zugesagt? Und was passiert bei einem Wechsel mit Dokumentation und Zugangsdaten?
Sven Ali Souilem
IT Consultant: Schwerpunkt Microsoft 365, Telefonie, Branchenlösungen und Eigenentwicklung.